Xu hướng sử dụng phần mềm chấm công tự động và HRM trong doanh nghiệp 

Phần mềm chấm công là một giải pháp khá hữu hiệu trong kỷ nguyên số 4.0, đặc biệt trong bối cảnh Đại dịch COVID, khi nhân sự phải làm việc online. Chỉ với một phần mềm quản lý duy nhất, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát và theo dõi lịch trình làm việc của nhân viên.

Ưu điểm

Việc báo cáo nội bộ chấm công mang lại ưu việt cực lớn cho quản lý nhân sự. Các HR không cần phải tốn quá nhiều thời gian và công sức. Mà vẫn có thể theo dõi nhân viên hiệu quả.

Đặc biệt hơn cả, các phần mềm này có tính linh hoạt cao. Tùy thuộc vào đặc tính của từng doanh nghiệp. Và có thể điều chỉnh các chức năng của phần mềm sao cho phù hợp.

 

Quản lý kết nối và đồng bộ thiết bị máy chấm công

– Kết nối với đa số máy chấm công phổ thông trên thị trường (Đặc biệt là dòng Ronald Jack, Granding, Zkteco)

– Hỗ trợ lấy dữ liệu chấm công qua mạng Lan hoặc qua Internet (Kết nối ADSM)

– Đồng bộ dữ liệu vân tay của người lao động giữa máy chủ và máy chấm công

Quản lý thông tin ca làm việc

– Định nghĩa khung giờ làm việc cho từng ca (Giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ giữa ca,…) dựa trên thiết lập này để tính toán ra công hàng ngày, số phút đi muộn, về sớm,…

– Thiết lập quy tắc tự động tính số giờ làm thêm theo thực tế quy định của khách hàng

– Thiết lập quy tắc làm tròn công, làm tròn giờ tăng ca, số phút đi sớm về muộn (Nếu có)

Quản lý ăn ca

– Thiết lập số bữa ăn theo từng ca làm việc

– Tính số suất ăn hàng ngày theo lần chấm tại máy chấm cơm và chế độ nghỉ đã đăng ký trong ngày

– Kết xuất báo cáo ăn ca dự kiến và thực tế để so sánh

Quản lý chấm công

– Khai báo ca làm việc theo từng bộ phận và theo từng người lao động theo thời gian (Ngày, tuần, tháng)

– Hệ thống hỗ trợ tự động tải dữ liệu chấm công từ máy chấm công theo lịch được thiết lâp từ trước. Từ đó, tự động tính toán ra công, số giờ làm thêm, thời gian đi muộn về sớm

– Hỗ trợ quản lý phê duyệt kết quả chấm công tự động, cho phép điều chỉnh nếu cần thiết

– Tự động gửi email cảnh báo vi phạm chấm công như: Quên chấm công, không chấm công, đi muộn về sớm

-Hệ thống hỗ trợ cảnh báo vượt số giờ OT theo ngày,  tháng, năm của từng nhân viên.

– Kết xuất các báo cáo có liên quan như: Danh sách người lao động đi muộn về sớm trong ngày, Báo cáo chấm công tổng hợp hàng tháng, Thống kê số lần đi muộn về sớm trong năm,…

Quản lý chấm công online

– Quản lý chấm công trên điện thoại và định vị GPS

– Chụp ảnh vị trí chấm công và tự động lấy địa chỉ chấm công

– Quản lý và theo dõi từng điểm chấm công của nhân viên trên bản đồ google Map

– Tích hợp vào module chấm công -tiền lương

Với xu thế phát triển công nghệ số, các phần mềm chấm công tạo nên một hệ thống nhân sự. Với tác phong hiện đại, chuyên nghiệp, góp phần định vị doanh nghiệp.

Nhược điểm

Vì hoạt động online nên các phần mềm này đòi hỏi nhân viên phải có kết nối mạng. Ngoài ra, một số phần mềm về giao diện hoặc thao tác còn phức tạp. Đôi khi gây khó khăn cho các nhân sự lớn tuổi.

Hiểu rõ được những điều này, FTSHRM Chấm công ra đời như một giải pháp tối ưu không chỉ cho bộ phận HR mà còn cho cả chính người lao động. Với giao diện thân thiện, phần mềm đóng vai trò như một người trợ lý ảo cho mỗi nhân sự. Hỗ trợ chủ động hàng loạt các tác vụ khác như: tra cứu ca làm việc, bảng thông tin cá nhân, số hóa thủ tục nghỉ phép, ngày phép;…

Về phía quản lý, FTSHRM Chấm công giải phóng tới 50% thời gian thông qua việc tích hợp mọi nghiệp vụ chấm công (chấm công, tổng hợp công, xác nhận bảng công,… ) dưới cùng một hệ thống. Đặc biệt, phần mềm có hệ thống cảnh báo thông minh như cảnh báo số phút đi muộn về sớm, cảnh báo quên chấm công tới người lao động qua (zalo, sms, email),..giúp thông tin tới quản lý ngay khi phát hiện vấn đề bất thường.