Sơ đồ tổ chức công ty – Bí quyết cho sự phát triển hiệu quả FTSVN – P1

Sơ đồ tổ chức (còn được gọi là biểu đồ tổ chức hay organogram) là một sơ đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty bằng cách chi tiết vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong một tổ chức.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, mang lại cho mọi người cái nhìn tổng quan về cách tổ chức doanh nghiệp, cho dù đó là văn phòng, một start-up, nhà máy sản xuất hay bất kỳ hình thức nào khác:

• Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ
• Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề
• Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
• Lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện
• Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất

Một cơ cấu tổ chức kém sẽ dẫn đến những mâu thuẫn rối rắm trong doanh nghiệp: nhầm lẫn vai trò của các vị trí, thiếu sự phối hợp giữa các chức năng, không chịu chia sẻ ý tưởng, chậm ra quyết định, nhiều căng thẳng và xung đột,..

1. Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo ngành

1.1 Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng

Xây dựng là ngành chuyên về lĩnh vực tư vấn, thiết kế, tổ chức thi công, quản lý giám sát và nghiệm thu các công trình xây dựng dân dụng, công trình công nghiệp phục vụ đời sống con người như: nhà ở, nhà hàng, khách sạn, nhà xưởng, đường cao tốc, cầu đường, sân bay, cảng biển, đường sắt, đường hầm, công trình trên biển,…

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng rất đa dạng nhưng nhìn chung phụ thuộc vào hai yếu tố chính: Quy mô và sản phẩm và dịch vụ cung cấp cốt lõi. Tuỳ định hướng của từng doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh chính có thể là:

• Xây dựng, lắp đặt, sửa chữa công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kĩ thuật hạ tầng đô thị, công nghiệp, công trình giao thông;
• Tư vấn quản lý dự án;
• Thiết kế công trình dân dụng, công nghiệp;…

Chức năng:

• Quản lý dự án: quản lý kinh tế, kế hoạch, kinh doanh và đấu thầu cho công ty.
• Khảo sát – thiết kế: đảm nhiệm công việc khảo sát địa chất, khảo sát địa hình, khảo sát thủy văn và tư vấn thiết kế công trình.
• Tư vấn – giám sát: đảm nhiệm công tác tư vấn và giám sát thi công xây dựng các công trình.
• Thí nghiệm – kiểm định: thực hiện chức năng trong hoạt động thí nghiệm và kiểm định chất lượng công trình.
• Hành chính – nhân sự: tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
• Tài chính – kế toán: phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
• Sales & Marketing: Đối với những công ty xây dựng lớn, MKT và Sales sẽ được tách riêng ra thành 2 bộ phận: Marketing để chạy leads, tìm khách hàng cho bộ phận Sales thông qua các kênh social media và Sales nhận leads từ bộ phận Marketing để khai thác nhu cầu, tư vấn giải pháp và hỗ trợ ký kết hợp đồng.
• Khảo sát – Thiết kế: Bộ phận thiết kế sẽ chịu trách nhiệm thiết kế và điều chỉnh hình ảnh mặt bằng – 2D/3D cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
• Thi công: Dựa trên những thông số kỹ thuật và vật tư mà bộ phận dự án đã lập ra, thực thi việc đào móng, coppha, cốp thép, hố ga, cột, dầm, sàn, xây, trát, lát, chống thấm, ME,…
• Mua hàng (vật tư): Chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ vật tư hoặc lựa chọn nhà cung ứng phù hợp để phục vụ cho toàn bộ hoạt động thi công của doanh nghiệp.

Các quy trình chính của một doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng:

Trong quá trình vận hành, một doanh nghiệp xây dựng có thể có rất nhiều quy trình như: Quy trình đàm phán hợp đồng; quy trình làm việc với nhà thầu phụ; quy trình tạm ứng/ hoàn ứng; quy trình thanh – quyết toán; quy trình thiết kế; quy trình kiểm định chất lượng công trình, quy trình dự thầu…

1.2 Sơ đồ tổ chức công ty sản xuất

Doanh nghiệp sản xuất là một loại hình doanh nghiệp được ra đời với mục đích tận dụng các nguồn lực cần thiết (nhân lực – tài lực – vật lực) tạo ra các hàng hóa đem trao đổi trong dịch vụ thương mại, cung ứng nhu cầu tiêu dùng và tiêu dùng của con người.

Có thể chia thành 2 loại hình công ty sản xuất: Sản xuất – gia công và Sản xuất – thương mại

#1 Công ty Sản xuất – Gia công:

Đây là loại hình công ty thường sản xuất theo đơn hàng, nguồn khách hàng mới chủ yếu đến từ mối quan hệ của BOD và nguồn khách hàng cũ. Họ sẽ quan tâm về tiến độ sản xuất và tối ưu nguồn lực (vật tư và nhân công).

Chức năng:

• Hành chính nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
• Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
• Sales: Bộ phận Kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn hàng, làm báo giá, chốt hợp đồng và chăm sóc khách hàng cũ.
• Kế hoạch: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào. Lập các kế hoạch sản xuất, đảm bảo các hoạch định, chỉ tiêu định mức tiêu hao được phổ biến, thực hiện và kiểm soát.
• Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua nguyên vật liệu, mua dụng cụ bảo hộ lao động, mua máy móc thiết bị…và đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận.
• Sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch, nếu cần thêm dụng cụ lao động thì có thể chủ động đề xuất với bộ phận mua hàng
• Kiểm soát chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.
• Vận chuyển: Vận chuyển theo đơn hàng đến cho khách hàngtheo đúng quy định

#2 Công ty Sản xuất – Thương mại

Loại hình doanh nghiệp này sản xuất và thương mại qua các cửa hàng và kênh phân phối. Họ thường quan tâm nhiều về thương hiệu, chiến lược Marketing và kế hoạch mở rộng thị trường.

Chức năng:

• Hành chính – Nhân sự: Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bộ máy điều hành công ty, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty.
• Kế toán: Phụ trách vấn đề quản lý tài chính trong công ty và tổ chức kế toán.
• Sales: Phòng kinh doanh sẽ thu thập thông tin từ những kênh phân phối, cửa hàng và đối tác để xác định được nhu cầu kinh doanh ở chu kỳ tới và lên kế hoạch kinh doanh. Đối với quy trình phát triển sản phẩm mới, bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch kinh doanh và dự đoán nhu cầu của chu kỳ tiếp theo.

• Marketing: Chỉ có ở Công ty Sản xuất – Thương mại. Chịu trách nhiệm thiết kế thương hiệu, logo, bài viết, quảng cáo cho sản phẩm và phát triển thương hiệu của công ty.
• R&D: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch phát triển sản phẩm mới
• Kế hoạch: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào. Lập các kế hoạch sản xuất, đảm bảo các hoạch định, chỉ tiêu định mức tiêu hao được phổ biến, thực hiện và kiểm soát.
• Mua hàng: Tiếp nhận và xử lý những đề xuất mua nguyên vật liệu, mua dụng cụ bảo hộ lao động, mua máy móc thiết bị…và đảm bảo cung ứng đúng hạn cho các bộ phận.
• Sản xuất: Chịu trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch, nếu cần thêm dụng cụ lao động thì có thể chủ động đề xuất với bộ phận mua hàng
• Kiểm soát chất lượng: Lập kế hoạch, cân đối và điều chuyển các nguồn lực của sản xuất nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối đa của hàng hóa đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.
• Vận chuyển: Vận chuyển theo đơn hàng đến cho khách hàngtheo đúng quy định

Một số quy trình chính của doanh nghiệp sản xuất:

• Phát triển sản phẩm và lập kế hoạch kinh doanh
• Sản xuất
• Phân phối hàng
• Mở cửa hàng/ Nhượng quyền
• Vận hành cửa hàng
• Chiến dịch khuyến mãi