Quy trình chấm công cơ bản và một số vấn đề có liên quan

Quy trình chấm công là hoạt động quan trọng tại mỗi doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp xây dựng một quy trình chấm công chuẩn sẽ giúp hoạt động chấp hành kỷ luật trong tổ chức được hiệu quả hơn.

1. Những lợi ích của quy trình chấm công

Quy trình chấm công sẽ gồm những hoạt động trước và sau khi nhân viên chấm công. Điều này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp, tính toán công lương vào cuối mỗi tháng cho nội bộ tổ chức dễ dàng hơn.

1.1. Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự

Hoạt động này sẽ cho ra được chính xác và giảm thiểu những sai sót về kết quả giờ làm việc, công việc của nhân viên. Quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra hệ thống tính lương liền mạch, liên tục và hiệu quả.

Quy trình này được áp dụng sẽ giúp giảm thiểu về chi phí, thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự. Từ đó các hoạt động tổng hợp lương, báo cáo sẽ được tối ưu hóa một cách nhanh chóng.

1.2. Giảm thiểu được sai sót

Quy trình chấm công nếu không đạt chuẩn và chính xác sẽ gây ra nhiều rủi ro và sai sót trong quá trình tổng hợp, quyết toán, từ đó sẽ gây ảnh hưởng liên tiếp tới các hoạt động khác làm cho công ty, doanh nghiệp mất nhiều thời gian và công sức để xử lý những sai sót đó.

Chấm công cũng là minh chứng cho việc nhân viên có thể xác nhận được công sức mình bỏ ra và chính xác về các quyền lợi mình sẽ nhận được.

1.3. Tiết kiệm nguồn lực, chi phí

Khi có quy trình chấm công chuẩn, công ty có thể đưa ra những quy định hợp lý. Mà dựa vào đó, toàn bộ nhân viên phải nắm rõ, tuân theo. Tạo ra một kế hoạch chấm công được triển khai xuyên suốt, nâng cao tính chuyên nghiệp trong các hoạt động văn phòng và tạo nên một văn hóa làm việc tích cực trong mỗi công ty

Vì mỗi tháng doanh nghiệp phải tiến hành tổng kết số công của nhân viên để tiến hành quá trình hạch toán tính lương. Nếu quy trình không chuẩn thì dễ gây ra các hệ lụy liên quan và mất nhiều thời gian cũng như chi phí để xử lý. Điều đó gây mất niềm tin từ phía nhân viên vì thiếu chuyên nghiệp và sự yếu kém của bộ phận nhân sự.

1.4. Có cơ sở dữ liệu để tính lương dễ dàng hơn

Quy trình chấm công, tính lương chuẩn thì doanh nghiệp dễ dàng xác định và tính toán được các con số một cách nhanh chóng và chính xác. Và cụ thể cho từng nhân viên. Từ đó tạo ra được sự minh bạch, rõ ràng về tiền lương cũng như mức thưởng phạt khác nhau.

2. Các bước trong quy trình chấm công tính lương

2.1. Tạo và lưu hồ sơ nhân viên

Để thực hiện quy trình chấm công tính lương cho nhân viên thì doanh nghiệp cần phải có dữ liệu của mỗi nhân sự. Các đặc điểm về chế độ lương, các loại hợp đồng và những thông tin liên quan tới người lao động.

Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên sẽ gặp khó khăn khi số lượng nhân viên nhiều. Vì thế các doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng hệ thống phần mềm FTSHRM– giải pháp quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự và không giới hạn số lượng.

2.2. Thực hiện chấm công

Chấm công là hoạt động diễn ra thường ngày của mỗi cán bộ, công nhân viên. Giờ công được xác định theo số liệu từ máy chấm công. Chấm công thông qua thẻ, vân tay, định dạng khuôn mặt…

2.3. Tổng hợp và đối chiếu xác nhận công

Đối chiếu tính chính xác các số liệu thống kê. Vì thế cần phải cẩn thận cho hệ thống chấm công.

2.4. Lập bảng lương

Lập bảng lương, tính toán tiền lương là công đoạn dựa vào số công của nhân sự, đồng thời chuyển báo cáo tới bộ phận kế toán.

Với phần mềm mềm quản lý nhân sự và tính toán công lương của FTS thì cho phép kéo dữ liệu chấm công từ máy chấm công về phần mềm nên sẽ giúp cho những người làm về tính toán công lương sẽ nhẹ nhàng đi rất nhiều.

2.5. Duyệt bảng lương

Kế toán trưởng là người xem xét, kiểm tra để duyệt bảng lương cho nhân viên.

2.6. Viết phiếu chi

Sau khi bảng lương đã được phê duyệt thì kế toán trưởng sẽ chuyển bảng lương cho bộ phận kế toán để viết phiếu chi để thanh toán tiền lương cho người lao động.

2.7. Trả lương

Người giữ thủ quỹ hoặc kế toán tiền lương sẽ thực hiện phân phát lương cho nhân viên.

2.8. Hoàn thiện và lưu hồ sơ

Khi đã hoàn thành xong 7 bước trên, kế toán sẽ tiến hành ghi ghép số sách và lưu trữ tất cả các hồ sơ, chứng từ có liên quan như: phiếu thu, phiếu chi, bảng công, bảng lương.

3. Quy trình chấm công với phần mềm của FTSVN

FTSVN – giải pháp quản trị nhân sự với nhiều tính năng ưu việt và hiện đại, xây dựng một quy trình chấm công chuẩn, tiết kiệm được thời gian và công sức. Lựa chọn sử dụng phần mềm của FTS là giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp lựa chọn.

Giải pháp chấm công online, kết nối trực tiếp với máy chấm công qua LAN, Internet, 4G

Tự động kéo dữ liệu chấm công, chia tách tự động khung giờ ca ngày, ca đêm, tính toán làm tròn, thời gian tăng ca, thời gian đi muộn về sớm… từ đó tổng hợp bảng chấm công nhanh chóng và chính xác.

Là một giải pháp công nghệ hiện đại. Một quy trình chấm công chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp hiện đại, công bằng. Và giúp công ty phát triển cả về nguồn nhân sự trong công ty.