Những thông số kỹ thuật cần quan tâm khi lựa chọn máy chấm công

Như các bạn đã biết, máy chấm công là thiết bị được tạo ra nhằm giúp doanh nghiệp quản lý giờ giấc làm việc, ngày nghỉ, suất ăn,… của nhân viên. Có thể nói ngày nay máy chấm công đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý của mỗi doanh nghiệp. Cũng bởi vậy mà các cấp quản lý đều mong muốn đầu tư và xây dựng cho tổ chức của mình một hệ thống chấm công tốt để tăng hiệu quả công việc.

Để lựa chọn được máy phù hợp, bạn cần đọc hiểu được ý nghĩa của những thông số kỹ thuật được ghi trên máy. Việc này không quá khó khăn, nhưng đôi khi mọi người lại chủ quan và bỏ qua, dẫn tới hiểu nhầm, sai lầm trong việc lựa chọn máy, tốn chi phí đầu tư mà không mang lại hiệu quả như mong muốn, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Vậy những thông số này bao gồm những gì và nó ảnh hưởng tới việc lựa chọn máy chấm công cho doanh nghiệp bạn như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây!

Các thông số kỹ thuật phần cứng

Những thông số này chủ yếu giúp khách hàng nhận biết được hình dáng bên ngoài của máy chấm công, bao gồm:

Kích thước máy

Chúng ta cần phải chắc chắn rằng chiếc máy chấm công có phù hợp để lắp đặt trong không gian văn phòng của doanh nghiệp hay không. Một chiếc máy quá to hay quá nhỏ không chỉ liên quan đến việc bố trí không gian, sắp xếp vị trí lắp đặt mà còn ảnh hưởng tới thẩm mỹ chung của cả văn phòng.

Trọng lượng máy

Khi lắp đặt máy chấm công doanh nghiệp sẽ đặt máy chấm công trên bàn, trên giá, hay là họ sẽ treo trên tường? Lúc này ta sẽ cần phải cân nhắc tới trọng lượng của chiếc máy: nếu treo trên tường rõ ràng họ sẽ nên sử dụng những thiết bị nhỏ gọn, dễ sử dụng, dễ thao tác.

Cổng giao tiếp

Việc lựa chọn cổng giao tiếp phù hợp cũng là vấn đề mà người sử dụng cần lưu ý. Cổng thường dùng của các thiết bị chấm công chủ yếu là TCP/IP, USB và mạng LAN.

Các thông số kỹ thuật phần mềm

Bộ nhớ khuôn mặt, bộ nhớ thẻ và bộ nhớ vân tay

• Bộ nhớ khuôn mặt: đây là số lượng tối đa khuôn mặt có thể đăng ký trên máy này. Thông thường khi lựa chọn bạn nên mua những thiết bị có thông số cao hơn so với số lượng nhân viên thực tế mà mình đang có để có thể mở rộng về sau.
• Bộ nhớ vân tay: tương tự như bộ nhớ khuôn mặt, là số lượng tối đa vân tay có thể đăng ký trên máy chấm công. Cần lưu ý một nhân viên có thể đăng ký tối đa mười dấu vân tay.
• Bộ nhớ thẻ từ: tương tự bộ nhớ vân tay
• Bộ nhớ sự kiện hay bộ nhớ chấm công: là số bản ghi có thể lưu tối đa trên mỗi máy, mỗi lần chấm công máy sẽ lưu một bản ghi thông tin lần chấm công đó của nhân viên. Thông số này cũng không quá quan trọng vì các thiết bị hiện tại thường có thông số này khá cao và ở trên phần mềm chấm công cũng thường xuyên xóa bản ghi này để đảm bảo không bị đầy bộ nhớ.

Dung lượng người dùng luôn là một thông số cực kỳ quan trọng mà mọi người luôn hết sức quan tâm khi lựa chọn lắp đặt và sử dụng một thiết bị chấm công. Đó chính là thông số để người đọc dựa vào đó tham khảo, kiểm tra lại số lượng nhân sự công ty mình rồi tính toán để đưa ra lựa chọn phù hợp.

Phần mềm đi kèm

Hiện nay ngoài việc sử dụng máy chấm công thì các phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán,… cũng rất phổ biến trong doanh nghiệp. Những phần mềm này có thể kết nối với máy chấm công để trực tiếp lấy dữ liệu về sau đó thực hiện các tính toán công lương tự động.

Việc sử dụng kết hợp máy chấm công và phần mềm quản lý nhân sự như vậy chính là xu hướng mà các doanh nghiệp đều hướng tới trong thời gian gần đây, giúp việc quản lý trong doanh nghiệp đơn giản mà lại hiệu quả hơn. Hiểu được điều này nên bên cạnh cung cấp máy chấm công chúng tôi cũng cung cấp phần mềm FTSHRM – một phần mềm quản lý nhân sự với nhiều tính năng tối ưu và có thể kết nối trực tiếp với hầu hết các máy hiện có trên thị trường. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm FTSHRM, bạn đọc có thể xem tại đây.