Vậy trên thị trường hiện nay có những hình thức chấm công phổ biến nào? Ưu, nhược điểm ra sao? Và đâu là lựa chọn phù hợp vừa đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp lại tiết kiệm chi phí? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây!

1. Giới thiệu 4 hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Chấm công được hiểu là một hình thức khai báo sự có mặt của nhân sự tại nơi làm việc, giờ bắt đầu & kết thúc công việc. Dữ liệu chấm công là cơ sở để bộ phận HCNS đánh giá chuyên cần cũng như tính lương, thưởng phù hợp cho từng vị trí.

Đáp ứng đầy đủ những tiêu chí đó, 4 hình thức chấm công phổ biến đang là sự lựa chọn hàng đầu của rất nhiều doanh nghiệp Việt, bao gồm:

Chấm công bằng thẻ từ

Doanh nghiệp sẽ lắp đặt một máy chấm công thẻ từ tại vị trí ra/ vào công ty. Mỗi nhân sự được phát một thẻ từ đã tích hợp thông tin cơ bản của nhân sự như Tên, Vị trí công việc, Bộ phận/ phòng ban. Ngay sau khi nhân sự thực hiện quét thẻ, dữ liệu chi tiết về ngày/ giờ chấm công sẽ được tự động cập nhật.

Chấm công bằng máy chấm công vân tay

Đây là hình thức chấm công được ưu ái nhất bởi thống kê cho thấy hầu hết các doanh nghiệp đã từng sử dụng qua máy chấm công vân tay ít nhất 1 lần.

Tương tự như máy thẻ từ, máy chấm công vân tay cũng được lắp đặt cố định tại vị trí ra/ vào, thay vì dùng thẻ, nhân viên sẽ đặt vân tay vào máy thực hiện checkin đầu giờ làm việc & checkout cuối giờ. Sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay cùng với công nghệ xử lý hình ảnh, máy chấm công vân tay có thể xác định danh tính của từng nhân viên thông qua dấu vân tay một cách nhanh chóng.

Chấm công bằng camera

Cùng với sự phát triển của công nghệ, hình thức chấm công bằng camera cũng thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp, dần được sử dụng phổ biến những năm gần đây. Camera lắp cố định tại điểm ra vào công ty, kiểm soát chính xác thời gian đến và rời khỏi văn phòng của từng nhân sự thông qua việc check dữ liệu qua camera.

Chấm công trực tuyến bằng app điện thoại

Điểm khác biệt lớn nhất của hình thức này là mỗi nhân viên sẽ được cung cấp 1 tài khoản trên hệ thống chấm công của công ty, hoàn toàn tự chủ trong việc chấm công mà không bị lệ thuộc vào các thiết bị.

Điểm vượt trội khi chấm công trực tuyến bằng điện thoại so với 3 hình thức kể trên là khả năng chấm công linh hoạt tại nhiều vị trí, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có phần đông nhân viên làm việc tại hiện trường, các hệ thống cửa hàng có nhiều chi nhánh,…Mỗi nhân viên sử dụng điện thoại di động chụp ảnh khuôn mặt, dữ liệu chấm công bao gồm thời gian, hình ảnh & vị trí chấm công ngay lập tức được cập nhật lên phần mềm.

2. So sánh ưu & nhược điểm của 4 hình thức chấm công phổ biến

Chấm công thẻ từ Chấm công máy vân tay Chấm công bằng Camera Chấm công trực tuyến bằng app trên điện thoại
Thao tác thuận tiện ✔ ✔ ✔ ✔
Chính xác Khả năng gian lận cao ✔ Thời điểm ra/ vào đông có thể dẫn tới nhận diện quá tải, dữ liệu lỗi ✔
Linh hoạt địa điểm chấm công Do lắp cố định nên nhân sự bắt buộc phải đến vị trí máy chấm công mới có thể thực hiện chấm công ✔
Lưu trữ dữ liệu offline offline offline online
Tự động tổng hợp dữ liệu công Cần trích xuất dữ liệu & tổng hợp thủ công ✔
Chi phí Chi phí mua thiết bị, bảo hành, bảo trì Chi phí theo số tài khoản sử dụng
Phụ thuộc vào đường điện ✔ ✔ ✔
Cần có internet ✔
Tích hợp dữ liệu đơn từ, ca kíp ✔
Cảnh báo gian lận công ✔
Nhắc nhở chấm công ✔
Khả năng mở, khóa cửa tự động ✔ ✔
Khả năng tích hợp GPS ✔

3. Các công nghệ dùng để nhận diện người chấm công

Trong số những hình thức chấm công kể trên, 2 công nghệ được sử dụng để nhận diện người chấm công đó là công nghệ sinh trắc học vân tay (ứng dụng trong máy chấm công vân tay) & công nghệ nhận diện khuôn mặt AI (ứng dụng trong máy chấm công khuôn mặt, Camera AI & app chấm công trực tuyến bằng FaceID).

Camera AI bị đánh giá không cao về công năng và độ chính xác

Camera AI thường được áp dụng trong việc chấm công nhà xưởng nhờ khả năng nhận diện đồng thời và nhanh nhạy, các nơi tập trung lượng lớn công nhân không có smartphone hoặc mất vân tay… Tuy nhiên, áp dụng Camera AI để chấm công tưởng chừng rất đơn giản, thuận tiện, hiệu quả cao nhưng lại tồn tại khá nhiều bất cập.

Về khả năng lắp đặt thuận tiện: 

  • Camera AI là thiết bị cao cấp, chưa kể chi phí mua vào đắt đỏ, bạn còn phải chọn được vị trí thuận tiện, đảm bảo ánh sách thích hợp, có mái che và không bị nắng/mưa chiếu vào. Chi phí bảo hành camera AI cũng khá cao và thường xuyên phải bảo trì thiết bị.

Về nhận dạng khuôn mặt: 

  • Ưu điểm: Rất nhiều camera có khả năng nhận diện đồng thời nhiều khuôn mặt cùng lúc.
  • Nhược điểm: Khả năng nhận diện đồng thời này không thể đảm bảo khi nhân viên ra vào đông và liên tục, che khuất mặt nhau, đặc biệt trong các khung giờ cao điểm.

Về tổng hợp dữ liệu công: 

  • Do camera ghi nhận dữ liệu chấm công tại bất kỳ thời điểm nào nhân sự đi qua điểm đặt camera nên dữ liệu rác khá nhiều, tiêu tốn thời gian & nguồn lực của bộ phận HCNS trong công tác rà soát & tổng hợp công cuối tháng.
  • Để xử lý khiếu nại, bộ phận HCNS cần kiểm tra lại camera để xác nhận camera nhận diện sót, từ đó duyệt đơn giải trình & điều chỉnh ngày công cho cán bộ, nhân viên.

Có thể thấy, khả năng nhận diện đồng thời cùng lúc nhiều khuôn mặt là điểm vượt trội của camera AI so với các hình thức chấm công khác. Tuy nhiên, nếu cùng lúc số lượng lớn nhân sự đi vào, chen lấn xô đẩy hoặc đội ngũ che khuất mặt thì có thể gây sai số trong việc nhận diện.

Mỗi cuối tháng bộ phận kế toán cần tổng hợp dữ liệu thủ công do quản đốc đưa lên, sau đó tổng hợp cùng với đơn từ từ nhiều nguồn để đối chiếu, tính toán công. Chưa kể, Camera có chỉ định hạn chế lắp đặt ở môi trường ánh sáng mặt trời, nhiệt độ cao nên không phù hợp đối với những công ty có quy định chấm công từ cổng hay nhà máy.

Máy chấm công không tiện cho việc tổng hợp, thao tác thủ công nhiều

Sử dụng máy chấm công quản lý hoạt động chấm công nhân sự được đánh giá là hình thức chấm công phổ biến hàng đầu hiện nay. Trên thị trường hiện có 2 dạng là máy chấm công vân tay và máy chấm công khuôn mặt. Chi phí dao động từ 3-5 triệu/máy tùy dòng.

So với máy chấm công vân tay thì máy chấm công nhận diện khuôn mặt chiếm ưu thế hơn bởi độ chính xác tuyệt đối (trong khi vân tay vẫn có thể gian lận hay lỗi mất dữ liệu vân tay).

Ưu điểm của máy chấm công: 

  • Chi phí rẻ, lắp đặt thuận tiện
  • Phù hợp với các văn phòng ít người, doanh nghiệp ít chi nhánh, ít nhân viên. Ca kíp đơn giản, không cần tốn thời gian nhiều để xử lý bảng công

Hạn chế của máy chấm công:

  • Thường xuyên xảy ra lỗi dữ liệu, tốn thời gian kiểm tra, rà soát, và vẫn có thể gian lận
  • Không phù hợp để chấm công cho quy mô lớn, do tình trạng xếp hàng, lỗi vân tay…
  • Không quản lý được ca kíp, dữ liệu có thể bị điều chỉnh, sửa xóa, không đảm bảo tính chính xác của bảng lương

Tương tự như camera, về cơ bản, sử dụng thiết bị máy chấm công vân tay hoặc khuôn mặt đều có thể đảm bảo được vấn đề ghi nhận thời gian vào/ ra công ty của nhân sự. Tuy nhiên, các công việc xử lý dữ công vẫn thao tác thủ công rất nhiều, tiêu tốn thời gian & nguồn lực của bộ phận HCNS, với các doanh nghiệp quy mô lớn hoặc đơn giản muốn tự động hóa hoàn toàn việc chấm công tính công, thì phần mềm chấm công là lựa chọn thay thế phù hợp.

Cả máy chấm công vân tay hay thẻ từ đều tồn tại tình trạng chấm công hộ, không đảm bảo tính chính xác của dữ liệu công

Chấm công trực tuyến bằng FaceID là lựa chọn tối ưu

Sự ra đời của các phần mềm chấm công trực tuyến với nhiều ưu điểm vượt trội, trở thành lựa chọn tối ưu của các chủ doanh nghiệp thay cho các thiết bị phần cứng còn hạn chế. Không cần lắp đặt thiết bị cố định,  không cần thao tác thủ công là 2 lợi ích nổi bật của hình thức chấm công này.

Về thao tác chấm công: 

  • Mỗi nhân sự được tạo một tài khoản để chấm công online.
  • Hệ thống chấm công online này đã được cấu hình sẵn vị trí chấm công, ca chấm công, hệ số công, nhân sự chỉ cần tới nơi làm việc > mở app > thao tác chấm công bằng cách selfie khuôn mặt > là chấm công thành công

Về nhận diện khuôn mặt: 

  • Phần mềm kiểm soát  vị trí chấm công qua định vị GPS
  • Kiểm soát hình ảnh chấm công bằng hệ thống AI hậu kiểm, check trùng khớp khuôn mặt nên độ chính xác của hình thức chấm công này là 100%.

Về tổng hợp dữ liệu công: 

  • Phần mềm có khả năng tự động xử lý dữ liệu công theo thời gian thực, đảm bảo độ chính xác tối đa theo các quy định tính công của doanh nghiệp.
  • Tiết kiệm 100% công sức & thời gian tổng hợp, tính toán bảng công hàng tháng của bộ phận C&B

Ngoài ra, nhờ khả năng chấm công linh hoạt trên app di động, phần mềm chấm công còn đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sở hữu số lượng lớn nhân sự làm việc ngoài hiện trường

Thay vì tiếp nhận báo cáo qua các nhóm chat, cấp quản lý có thể chủ động kiểm soát thời gian làm việc của nhân sự thông qua dữ liệu cập nhật trên app di động. Hạn chế tối đa tình trạng gian lận công thường thấy ở phần đông đội ngũ hiện trường