FTSVN giải pháp chấm công cho lĩnh vực y tế, bệnh viện

Quyết tâm thực hiện theo chủ trương chuyển đổi số Quốc gia và đề án chuyển đổi số ngành Y tế, các đơn vị bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế… trên cả nước hiện nay đã và đang nhanh chóng triển khai các giải pháp công nghệ mới vào công tác quản lý, vận hành bệnh viện. Trong đó, đổi mới phương pháp quản lý nhân sự & chấm công CBNV y tế là một trong số các giải pháp đang được triển khai nhanh & rộng khắp. 

1. Khả năng quản lý chấm công của phần mềm FTSVN Timesheet

Khi bệnh viện chấm công bằng các thiết bị máy chấm công, camera,… được đặt cố định, rải rác tại các phòng, khoa hoặc bằng sổ sách sẽ dẫn đến nhiều bất cập như: lỗi chấm công, sai dữ liệu, nhân viên bị động khi chấm công, mất thời gian trút dữ liệu thủ công, không chấm được công khi ở ngoài văn phòng,…

Quy mô nhân sự càng đông, việc quản lý chấm công và tính lương sẽ càng áp lực. Vấn đề và rủi ro dễ gặp nhất là việc tính toán sai ngày công của nhân viên hay trả lương chậm trễ. Quy trình quản lý thủ công phức tạp, kém hiệu quả gây tốn thời gian cho cả Ban lãnh đạo, Trưởng khoa, bộ phận kế toán, và thiếu hài lòng ở cán bộ nhân viên.

Phần mềm chấm công trực tuyến FTSVN do đó đảm bảo được các nguyên tắc: Chính xác – Linh hoạt – Tức thời (real-time) mà các phương thức chấm công thủ công không thể đáp ứng được. Cụ thể:

• Tính chính xác: Phần mềm tự động tổng hợp, xử lý dữ liệu bảng công & tính lương theo công thức với độ chính xác tuyệt đối, không sai sót
• Linh hoạt cao: Cán bộ nhân viên y tế có thể đứng ở bất kỳ đâu trong khuôn viên bệnh viện/phòng khám để chấm công. Linh hoạt chấm công bên ngoài bệnh viện khi đi hỗ trợ tuyến dưới, đi công tác,…
• Real-time: Tình hình, quân số chấm công, đi làm, đang có ca trực của tất cả CBNV y tế ở tất cả các phòng/khoa, kèm báo cáo đi muộn/về sớm được gửi tới Ban lãnh đạo theo thời gian thực

10 khả năng & tiện ích quản lý chấm công trên phần mềm FTSVN đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý thời gian làm việc của cán bộ nhân viên tại các bệnh viện, cơ sở y tế, phòng khám bao gồm:

1. CBNV chấm công trực tuyến trên app di động để báo cáo vào và kết thúc ca làm việc
2. Cảnh báo khi nhân viên chấm công sai nhận dạng khuôn mặt, tự động nhắc nhở khi quên chấm công
3. Tạo các địa điểm chấm công tương ứng trên phần mềm & phân quyền cho CBNV. Trực quan hóa các vị trí chấm công trên bản đồ số
4. Báo cáo realtime quân số chấm công, đang làm việc, đã hết ca. Thống kê, so sánh biến động nhân sự ở các ca làm việc
5. Khởi tạo, cấu hình tất cả các loại ca làm việc, thời gian ca, hệ số ca và phân ca chi tiết tới từng bác sĩ, y tá, điều dưỡng chuyên trách tại từng phòng/ khoa
6. Số hóa hệ thống đơn từ, đề xuất theo quy định quy chế của bệnh viện. Toàn bộ việc gửi – duyệt – xử lý – lưu trữ giấy tờ diễn ra online
7. Thiết lập các quy định về làm thêm, ngày công trực, quy định hưởng chế độ, nghỉ bù trực, công hành chính… để tự động hóa bảng công
8. Hỗ trợ xem bảng công cá nhân trên di động
9. Thiết lập các phiếu lương online, hệ số, cơ chế tính lương cho từng vị trí. Tự động tính lương theo công thức
10.  Xuất file Excel bảng công, bảng lương cán bộ nhân viên theo mẫu

2. Chấm công FTSVN khác gì so với các hình thức chấm công khác?

Phần mềm chấm công FTSVN mang đến một trải nghiệm chấm công nhanh chóng – hiệu quả – tiện lợi hơn cho CBNV bệnh viện và cả đội ngũ lãnh đạo, trưởng khoa.

• Không cần ký sổ trực. Phần mềm tự động điểm danh y tá, bác sĩ… khi thực hiện chấm công vào ca làm
• Không cần phân ca trên excel. Phần mềm hỗ trợ trưởng khoa thực hiện lập lịch, phân ca trực online nhanh chóng trên phần mềm bằng cách sao chép lịch phân ca giữa các tuần và tự động phân ca theo lịch làm việc CBNV bác sĩ đăng ký gửi lên.
• Không cần tính công, tính lương trên Excel. Phần mềm tự động tính toán bảng công & bảng lương theo đúng chính sách, chế độ, quy định của bệnh viện và ngành Y tế.

Với rất nhiều lợi ích kể trên mà phần mềm chấm công trực tuyến FTSVN hiện đang là giải pháp chấm công thay thế hiệu quả cho tất cả hình thức chấm công, ký sổ truyền thống khác.

Tiết kiệm chi phí hơn – thuận tiện hơn – hiệu quả hơn là 3 điểm mạnh mà giải pháp chấm công FTSVN mang đến cho BLĐ bệnh viện, thay thế và giải quyết những tồn tại trong các cách chấm công truyền thống.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ tích hợp với máy vân tay từ đó đẩy dữ liệu chấm công lên phần mềm để tự động hóa bảng công cho y bác sĩ.

3. Chi tiết các tính năng của phần mềm chấm công trực tuyến FTSVN

5 tính năng nổi bật của phần mềm FTSVN hỗ trợ chấm công hiệu quả tại bệnh viện bao gồm:

• Chấm công Y bác sĩ, nhân viên y tế online
• Chấm công linh hoạt địa điểm
• Quản lý hệ thống đơn từ & quỹ phép online
• Hệ thống ca làm trực tuyến
• 100% tự động hóa bảng công & bảng lương

3.1. Hệ thống ca làm trực tuyến

Dùng FTSVN, bạn có thể dễ dàng khởi tạo, cấu hình tất cả các loại ca làm việc, thời gian ca, hệ số ca làm cho đội ngũ y bác sĩ: ca hành chính, ca trực (ca ngày, ca đêm), ca cố định, ca trực bù, ca trực cuối tuần, trực lễ Tết, ca làm thêm…

Tính năng phân ca giúp Ban lãnh đạo, các trưởng khoa: 

• Lập lịch, phân ca trực hàng tuần, giao ca trên phần mềm tới từng bác sĩ, y tá, điều dưỡng chuyên trách tại từng phòng/ khoa trong bệnh viện
• Phê duyệt đơn làm thêm, kiểm soát giờ làm thêm của từng nhân viên y tế. Phê duyệt đề xuất, đề nghị khung giờ làm thêm, bổ sung nhân lực ca tối/đêm do bác sĩ gửi lên
• Căn cứ tình hình bệnh nhân, căn cứ lịch trực đã phân, căn cứ tình hình chấm công (đang trong ca hay đã hết ca) của từng y bác sĩ để thực hiện luân chuyển ca, điều động bổ sung kịp thời – nhanh chóng với các trường hợp khẩn hoặc quá tải. Đặc biệt phù hợp, hiệu quả với các khoa có nhiều ca trực phức tạp, giờ làm việc không cố định như khoa hồi sức, cấp cứu, phẫu thuật

4. Lợi ích khi bệnh viện, cơ sở y tế ứng dụng phần mềm FTSVN

Ứng dụng FTSVN giúp các bệnh viện, cơ sở y tế,… chuyên nghiệp hóa và đơn giản hóa quy trình chấm công tính lương. Đồng thời hỗ trợ các bộ phận, phòng ban tương tác hiệu quả và làm việc năng suất hơn.

Cụ thể với Giám đốc, trưởng khoa:

• Phân bổ, điều động, sử dụng nhân sự cán bộ y tế phù hợp hơn
• Tiết kiệm thời gian chấm công, lập lịch, phân ca, duyệt ký đơn cho trưởng khoa & ban lãnh đạo bệnh viện
• Kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả

Với cán bộ nhân viên, y bác sĩ:

• Đổi mới hình thức chấm công, làm đơn đơn giản hơn, tiện lợi hơn, chủ động hơn
• Chủ động theo dõi lịch trực, kế hoạch công tác hàng tuần, kiểm tra bảng chấm công & lương cá nhân bất cứ lúc nào

Với bộ phận kế toán:

• Nhận về bảng công tổng hợp từ các phòng/khoa được hệ thống xử lý tự động mà không cần phải tính tay, nhập liệu
• Giảm tải hoàn toàn việc tính lương cho kế toán cuối tháng