Có nhiều lý do dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp dần chuyển dịch hình thức chấm công từ máy chấm công sang phần mềm Face ID sử dụng di động. Một trong những lý do đó là phần mềm Face ID có thể xử lý các bất cập của máy chấm công vân tay.

Một số vấn đề bất cập khi quản lý nhân sự bằng máy chấm công vân tay

Quản lý nhân sự bằng máy chấm công vân tay có còn hiệu quả? đang là câu hỏi của rất nhiều nhà quản lý, khi ngày càng phát hiện ra nhiều “tuyệt chiêu” qua mặt máy chấm công của nhân viên.

Qua mặt máy chấm công bằng vân tay giả

Một trong những cách phổ biến và thông dụng nhất mà nhân viên thường áp dụng để qua mặt máy chấm công vân tay là làm giả dấu vân tay.

Làm giả dấu vân tay một trong những “tuyệt chiêu” qua mặt máy chấm công của nhân viên

Đối với những văn phòng không gắn Camera hoặc có gắn Camera mà không check thì lãnh đạo và cán bộ nhân sự sẽ không hề biết nhân viên đó thực sự đã đi làm hay chưa? Nếu đó là nhân viên kinh doanh, thì chắc chắn nhà quản lý không thể biết được nhân viên đó đang ở đâu, làm gì khi không gọi điện hoặc chat để hỏi.

Khó thực hiện chấm công

Khi đặt dấu vân tay lên máy chấm công, thường máy chấm công mất khoảng 1-2 giây để nhận diện dấu vân tay, so sánh với các file ảnh đã lưu, nên tốc độ chấm công của máy không cao. Hoặc vào mùa đông tay ướt, quá lạnh hoặc bị thương đều sẽ ảnh hưởng đến quá trình chấm công bằng vân tay.

FTSHRM may cham cong

Nhiều trường hợp nhân viên khó chấm công bởi mất dấu vân tay do lạnh, bị thương…

Dữ liệu công không đầy đủ và chính xác

Chấm công bằng vân tay, máy chấm công chỉ ghi nhận được thời gian vào/ra ca làm việc của nhân viên (thời gian đi muộn, về sớm) chứ không thể ghi nhận thời gian vắng mặt trong giờ, thời gian nghỉ phép, đi công tác, làm thêm… lên bảng công của nhân viên

Chính vì thế, cán bộ nhân sự phải tự tay tổng hợp lại tất cả các dữ liệu vắng mặt, nghỉ phép, công tác, làm thêm… của mỗi nhân viên và rà soát lại dữ liệu công với người quản lý trực tiếp, để có được bảng công chính xác và đầy đủ nhất.

Bang cham cong FTSHRM

Máy chấm công vân tay cho dữ liệu công không thật chính xác và chưa đầy đủ

Hơn thế, việc tổng hợp dữ liệu công bằng tay của cán bộ kế toán cũng có thể sảy sai sót, do có quá nhiều dữ liệu và không được quản lý tập trung.

Mất nhiều thời gian tổng hợp phân loại đơn thư tính công

Một thực tế khác trong công tác quản lý thời gian làm việc tại các doanh nghiệp là phòng kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp, phân loại đơn thư tính công.

FTSHRM cham cong doanh nghiep

Cán bộ kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp bảng công cho nhân viên

Sử dụng máy chấm công đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải sử dụng các hình thức đơn thư xin nghỉ phép, làm thêm, công tác bằng giấy, email, zalo… Tuy nhiên, chính hình thức đơn thư này đã vô hình chung làm giảm năng suất làm việc và là một trong những “cơn ác mộng” của phòng kế toán. Bởi các hình thức đơn này không được lưu trữ và quản lý tập trung, khó tra cứu, tổng hợp và mất nhiều thời gian phân loại.

Tốn chi phí doanh nghiệp (giấy tờ, thiết bị in ấn, sửa chữa, bảo dưỡng máy chấm công…)

Một nghiên cứu của FTSHRM cho thấy “Một công ty 60 thành viên có thể dùng hết 4kg giấy/tháng cho hệ thống đơn thư.”

Như vậy, hàng tháng công ty bạn sẽ phải một chi phí cứng tầm 4 – 5 triệu, thậm chí lên đến chục triệu cho việc mua giấy, đổ mực máy in, sửa chữa, mua mới các thiết bị in, máy chấm công, chi phí chuyển phát nhanh… chưa kể đến việc sắm hàng chục ngăn tủ để lưu trữ hệ thống đơn thư.

Phan mem cham cong FTSHRM tiet kiem chi phi van hanh doanh nghiep

Ngoài chi phí giấy tờ, trang thiết bị, bạn còn phải trả lương khi nhân viên “tranh thủ” làm việc riêng

Sự phát triển của công nghệ 4.0, đã mang đến nhiều giải pháp chấm công mới có thể khắc phục triệt để các vấn đề của máy chấm công vân tay. Cụ thể, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công Face ID bằng di động để quản lý nhân sự thay thế máy chấm công vân tay.