CHẤM CÔNG ĐẶC THÙ TRONG CÁC CÔNG TY XÂY DỰNG

Những yêu cầu thường thấy khi xây dựng giải pháp chấm công cho các công ty xây dựng

• Nhanh chóng cho ra bảng chấm công- bảng lương để tiến hành phát lương cho công nhân
• Có thể đồng bộ hóa được nhiều chi nhánh cùng lúc, tuy nhiên, không thể đầu tư các giải pháp tốn kém như VPN hoặc cung cấp IP tĩnh cho tất cả các công trường
• Có thể chấm công bằng vân tay, mặc dù môi trường làm việc rất bụi bặm
• Có thể kết nối dữ liệu chấm công với các phần mềm quản lý công trình
• Có thể quan sát được việc chấm công tại các công trình
• … và một số yêu cầu khác

Bảng chấm công xây dựng là bản ghi thời gian của nhân viên hay công nhân vào các công việc xây dựng khác nhau như (sửa chữa kết cấu, vách thạch cao, kiểm tra, v.v.).

Bảng chấm công mẫu trong lĩnh vực xây dựng thường bao gồm một số thông tin: 

• Thời gian công nhân bắt đầu vào ca làm việc
• Thời gian mỗi nhiệm vụ trong một ngày, tuần hoặc một tháng
• Giờ nghỉ trưa và thời gian giải lao khác
• Làm việc ngoài giờ
• Hồ sơ chuyên cần và nghỉ ốm

 

Tại sao cần sử dụng bảng chấm công

Công nhân xây dựng thường có lịch trình linh hoạt, được xác định bởi mức độ khẩn cấp của một công việc cụ thể, thay vì giờ làm việc bình thường. Ngoài ra, nhiều công nhân được trả lương theo giờ. 

Việc sử dụng bảng chấm công, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi giờ làm việc và điều phối công nhân với lịch trình phù hợp nhằm đảm bảo thực hiện đúng tiến độ của dự án. 

Làm thế nào để duy trì bảng chấm công xây dựng

Mặc dù bảng chấm công trên giấy và các mẫu thẻ ghi nhận thời gian có thể được sử dụng để theo dõi giờ làm việc, nhưng ngày nay chúng không phải là phương pháp tối ưu nhất. 

Thay vào đó, doanh nghiệp giờ đây có thể sử dụng Microsoft Excel, Google Trang tính hoặc các ứng dụng bảng tính tương tự để duy trì bảng chấm công xây dựng. Nhà quản lý chỉ cần tải xuống một bảng chấm công mẫu trong lĩnh vực xây dựng. Các mẫu bảng chấm công này sẽ giúp nhà quản lý, bộ phận nhân sự và giám đốc dễ dàng trong việc giám sát thời gian thực hiện công việc của mỗi nhân viên, kỹ sư, công nhân và thực hiện thanh toán tiền lương chính xác.

Lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý bảng chấm công mẫu trong lĩnh vực xây dựng

Việc số hóa bảng chấm công mẫu trong lĩnh vực xây dựng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và mang đến nhiều lợi ích khác. Có thể kể đến một số ưu điểm của việc sử dụng mẫu bảng chấm công xây dựng dưới đây.

Đơn giản hóa việc quản lý tiền lương

Bảng chấm công mẫu trên phần mềm giúp doanh nghiệp có thể tính toán chính xác số lương cần thanh toán cho nhân viên của mình dựa trên tổng số giờ làm việc. Từ đó tránh được tình trạng sai sót, thiếu lương, thiếu công cho đội ngũ làm việc. 

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bạn là nhà thầu và sử dụng công nhân xây dựng hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, bạn có thể tính tổng thời gian dành để thực hiện các dự án đó. Sau đó, từ những bảng công bảng lương được tổng hợp nhà thầu có thể gửi chi phí chính xác cần thanh toán công việc đã hoàn thành tới khách hàng.

Quản lý dự án hiệu quả

Trên công trường, thường có nhiều đội ngũ công nhân làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc, điều này khiến cho việc theo dõi từng công nhân trở nên khó khăn. Nếu bạn là quản lý tiến độ dự án cho một nhóm công nhân xây dựng, việc giám sát trở nên khó khăn hơn. 

Người quản lý lúc này có nhiệm vụ theo dõi và giám sát công việc của mỗi công nhân làm việc tại công trường, liên tục kiểm tra tiến độ của từng công nhân và nhiệm vụ của họ.

Bảng chấm công điện tử sẽ cung cấp thông tin chi tiết chính xác hơn về các hoạt động đang diễn ra trực tiếp tại hiện trường. Dữ liệu này có thể được sử dụng để theo dõi công việc và đo lường tiến độ của từng dự án riêng lẻ. 

Ngoài ra từ đó nhà quản trị có thể đánh giá được mỗi công nhân đang làm gì và họ dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ trong ngày. Từ sự giám sát đó, mọi sự cố phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ sẽ được kiểm soát và xử lý kịp thời.

Nhược điểm của bảng chấm công mẫu thủ công sử dụng trong xây dựng

Như nhiều năm trở về trước, việc sử dụng mẫu bảng chấm công bằng giấy là một việc phổ biến. Tuy ngày nay bảng chấm công đã được cải thiện rất nhiều so với trước đây mặc dù những bảng chấm công thủ công vẫn còn một số hạn chế đối với các doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng. 

Nhược điểm chính của việc sử dụng các mẫu bảng chấm công thủ công truyền thống xây dựng hiện nay gồm:

Sự chênh lệch giữa thời gian thực và thời gian được báo cáo

Để đảm bảo tính chính xác cho các khoản chi trả lương, bảng chấm công cần có sự chính xác. Tuy nhiên, bảng chấm công Excel hoặc bảng tính chỉ chính xác khi dữ liệu được nhập theo cách thủ công. 

Ngay cả khi giờ làm việc của nhân viên được ghi lại một cách trung thực, vẫn luôn có lỗi sai sót trong quá trình ghi chép. Những sai sót này có thể dẫn đến việc thanh toán sai cho nhân viên và khách hàng.

Thiếu các tính năng đánh giá năng suất

Số giờ làm việc có thể không phản ánh chính xác năng suất và tiến độ. Với bảng chấm công dựa trên bảng tính, nhà quản lý chỉ được thông báo về số giờ làm việc chứ không phải tiến độ mà nhóm đã thực hiện tại công trường trong những giờ đó. 

Nói cách khác, dữ liệu từ bảng chấm công có thể không phản ánh chính xác năng suất của nhân viên và nhà thầu khi làm việc trong các dự án hoặc nhiệm vụ.

Mất thời gian xử lý dữ liệu một cách thủ công

Mặc dù bảng chấm công giúp theo dõi giờ làm việc, nhưng nó lại là một nhiệm vụ mất thời gian khi nhân sự phải điền tất cả giờ làm việc một cách thủ công và tính toán cho mỗi chu kỳ thanh toán. 

Thiếu tự động hóa đồng nghĩa với rất nhiều công việc không tên khác liên quan. Do đó, khi cần quản lý nhiều nhân viên và nhà thầu, nhà quản lý mất rất nhiều thời gian để kiểm tra từng lịch trình riêng lẻ.

Giải pháp chấm công online thay thế thông minh cho bảng chấm công mẫu ngành xây dựng

Các mẫu bảng chấm công thủ công ngày nay đã bộc lộ những nhược điểm và hạn chế, đặc biệt là đối với ngành xây dựng. Các doanh nghiệp không cần quá lo lắng, để thay thế bảng chấm công các đơn vị có thể theo dõi thời gian thông qua các phần mềm quản lý thi công FTSHRM bao gồm tính năng chấm công online trên Web App

Chấm công trên Web App quản lý thi công FTSHRM hỗ trợ:

• Khởi tạo linh hoạt địa điểm chấm công theo từng dự án/công trình ngay trên phần mềm mà không cần lắp bất kỳ thiết bị nào
• Sử dụng công nghệ FaceID tích hợp sẵn trên app để nhận diện người chấm công
• Sử dụng hệ thống GPS/ IP Wifi để khởi tạo địa điểm chấm công (văn phòng, dự án, công trình, khách hàng…) và kiểm soát nhân viên chấm công đúng nơi làm việc
• Quản lý chấm công theo khu vực trong 1 dự án/ công trình. 
• Đồng bộ dữ liệu chấm công công nhân vào báo cáo nhật ký thi công hàng ngày
• Cảnh báo chấm công sai khuôn mặt, sai vị trí
• Dữ liệu đồng bộ trực tiếp vào bảng công
• Phân ca, lập lịch, duyệt đơn từ (giải trình chấm công, nghỉ phép, ốm, tăng ca, công tác,…)
• Dữ liệu chấm công, tự động hóa tính lương

Áp dụng chấm công online trên FTSHRM có nhiều ưu điểm và tính năng vượt trội so với việc chấm công thủ công trên Excel hay Google trang tính. 

Tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc 

Dữ liệu trong các mẫu bảng chấm công phụ thuộc vào việc nhập dữ liệu thủ công  có thể dẫn đến các mục nhập không chính xác. 

Phần mềm chấm công giải quyết vấn đề này bằng cách tự động hóa theo dõi thời gian và giám sát năng suất. Nhân viên và nhà thầu có thể dễ dàng theo dõi thời gian họ dành cho bất kỳ nhiệm vụ hoặc dự án nhất định nào.

Báo cáo chính xác theo thời gian thực

Thông qua các phần mềm chấm công tự động nhà quản lý có thể xem công nhân đang làm gì trong thời gian thực, cũng như xác định họ đã làm việc bao nhiêu giờ trong ngày/tuần/tháng. 

Người lao động cũng có thể chủ động giám sát số liệu thống kê theo dõi thời gian làm việc của bản thân, từ đó chủ động được thời gian xử lý mỗi công việc để kịp tiến độ dự án. 

Tối ưu quản lý quỹ lương

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều dựa vào các mẫu Microsoft Excel để làm hồ sơ tính lương. 

Với công cụ phần mềm nhà quản lý không còn phải dựa vào mẫu và công thức bảng chấm công Excel để tính lương nữa. Thay vào đó chủ thầu có thể dễ dàng tạo hóa đơn tính lương và thanh toán cho nhân viên và nhà thầu bất cứ lúc nào. 

Tích hợp nhiều tính năng khác nhau phù hợp với từng doanh nghiệp

Các giải pháp phần mềm quản lý chấm công mang đến nhiều ưu điểm và tính năng vượt trội cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng. Tùy từng quy mô và mục đích sử dụng của mỗi doanh nghiệp mà phần mềm sẽ tích hợp các tính năng mở rộng để phù hợp hơn. 

Trên đây những phân tích sử dụng các giải pháp bảng chấm công mẫu bằng phần mềm được FTSHRM chia sẻ đến các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng.