Báo cáo nội bộ chấm công cho HR

Hướng dẫn xây dựng báo cáo nội bộ chấm công chuẩn xác nhất: Nghiệp vụ báo cáo chấm công là công việc không thể thiếu đối với bộ phận nhân sự hàng tháng. Liệu bản báo cáo hiện tại của doanh nghiệp bạn đã hoàn chỉnh và khoa học chưa? Cùng FTSHRM phân tích để hiểu rõ hơn loại chứng từ này và tham khảo các mẫu báo cáo nội bộ chấm công mới nhất trong bài viết dưới đây nhé!

Báo cáo nội bộ chấm công là gì?

Báo cáo nội bộ chấm công là bảng dữ liệu mà bộ phận lãnh đạo hoặc HR sử dụng để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong một giai đoạn nhất định. Thông thường, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ lập báo cáo theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Ngoài ra, báo cáo cũng có thể được sử dụng để kiểm soát tiến độ của nhiệm vụ, chương trình hay dự án cụ thể.

Những nội dung cần có trong báo cáo nội bộ chấm công

Thông tin nhân sự

Thông tin nhân sự là yếu tố thiết yếu trong mọi báo cáo của doanh nghiệp nói chung. Đối với báo cáo nội bộ chấm công, thông tin này không cần quá chi tiết, thường chỉ dừng lại ở họ tên và chức vụ. Đôi khi có thể bổ sung thêm mã nhân viên.

Ngày/giờ chấm công

Tùy vào hình thức chấm công của doanh nghiệp mà hình thức trình bày của mục này sẽ được điều chỉnh phù hợp.

Đối với doanh nghiệp chấm công theo tháng, cột này sẽ bao gồm từ 28-31 cột nhỏ ứng với số ngày trong một tháng.

Đối với doanh nghiệp chấm công theo ngày, cột này sẽ được chia thành 4 cột nhỏ lần lượt là Giờ ra; giờ vào; vào trễ; ra sớm.

Mẫu bảng chấm công theo tháng

Ngày nghỉ 

Hạng mục này dành cho doanh nghiệp báo cáo theo tuần hoặc theo tháng. Mục ngày nghỉ thường được chia thành 3 phân mục nhỏ: nghỉ không lương, nghỉ lễ và nghỉ phép.

Cộng giờ làm thêm

Nhiều doanh nghiệp thường tách riêng giờ làm thêm sang một báo cáo khác. Tuy nhiên, cũng có nhiều tổ chức gộp chung hạng mục này vào báo cáo nội bộ. Phần này sẽ thường được chia thành các cột nhỏ như ngày thứ bảy/Chủ nhật; ngày lễ Tết; làm đêm tương ứng với các hình thức làm thêm giờ của nhân viên.

Tổng công

Đây là cột cuối cùng của một báo cáo nội bộ chấm công hoàn chỉnh. Về vị trí, cột này có thể đứng trước hoặc sau cột Ngày nghỉ. Thông tin trong cột này được ghi bởi quản lý nhân sự, người sẽ tính toán và chốt thời gian lao động thực tế của nhân viên.