Lý do phần mềm chấm công Face ID trở thành xu hướng quản lý nhân sự

Lý do phần mềm chấm công Face ID bằng di động trở thành xu hướng quản lý nhân sự

Không phải ngẫu nhiên phần mềm chấm công Face ID trở thành một trong những xu hướng quản lý nhân sự hiện nay. Dưới đây là một số lý do giải thích tại sao phần mềm này trở thành xu hướng.

Đơn giản công tác chấm công

Với FTSHRM, việc chấm công sẽ trở nên rất đơn giản. Nhân viên dễ dàng thực hiện chấm công ngay trên smartphone của mình khi có kết nối wifi, bật định vị GPS địa điểm làm việc, bằng Web-App FTSHRM với 3 bước như sau:

Mở Web- app FTSHRM 
Chọn chấm công
Chọn địa điểm chấm công (địa điểm làm việc) và thực hiện chấm công bằng cách chụp ảnh selfie khuôn mặt để khai báo địa điểm và thời gian vào ca làm việc.
Dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc ngay trên smartphone. Dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi địa điểm làm việc ngay trên smartphone.
Hơn thế, phần mềm không chỉ cho phép thực hiện chấm công tại một địa điểm cố định như máy chấm công mà nhân viên có thể chấm công tại mọi địa điểm làm việc: chấm công tại khách hàng, địa chỉ công tác… ngay trên smartphone của mình.

Ví dụ: Nhân viên kinh doanh có thể thực hiện chấm công ra (hết ca làm việc) tại địa điểm khách hàng sau khi kết thúc buổi làm việc với khách hàng và về nhà luôn mà không cần phải quay lại công ty để chấm công ra rồi mới về nhà.

Ngoài ra, phần mềm chấm công Face ID bằng di động còn tích hợp với hệ thống đơn điện tử (biểu mẫu điện tử e – form) như: đơn xin nghỉ phép, đơn xin đi muộn vắng mặt, đơn làm thêm, công tác… Do đó, khi nhân viên muốn xin phép nghỉ, làm thêm… sẽ thực hiện tạo đơn theo mẫu có sẵn trên hệ thống và gửi đơn đến người có thẩm quyền phê duyệt như trưởng phòng, lãnh đạo, ngay trên điện thoại của mình dù không có mặt tại văn phòng thay vì hình thức viết đơn thư giấy thiếu chuyên nghiệp.

Nhân viên dễ dàng tạo và gửi đơn xin nghỉ ngay trên điện thoại di động của mình. Nhân viên dễ dàng tạo và gửi đơn xin nghỉ ngay trên điện thoại di động của mình
Đồng nghĩa với đó là người quản lý cũng sẽ nhận được đơn thư xin nghỉ của nhân viên theo thời gian thực và thực hiện phê duyệt/ từ chối ngay trên smartphone, mọi lúc mọi nơi.

Tự động hóa dần trở thành xu hướng quản lý nhân sự

Tất cả các dữ liệu chấm công tại FTSHRM đều được tự động hóa.

Tự động tính toán ngày công dựa trên dữ liệu chấm công của nhân sự

Phần mềm sẽ tự tính toán ngày công dựa trên dữ liệu chấm công của nhân sự đó và theo công thức tính công riêng của từng công ty được cấu hình sẵn trên hệ thống phần mềm.

Ví dụ: Một ngày công của nhân viên sẽ là 7,5 giờ làm việc, thời gian được tính từ 8h sáng đến đến 17h chiều, nghỉ trưa từ 12h đến 13h30p. Nếu nhân viên chấm công trước và sau khoảng thời gian làm việc, phần mềm sẽ tự động ghi nhận 1 công làm việc. Nếu nhân viên thực hiện chấm công vào lúc 8h13p và thực hiện chấm công ra lúc 17h00 thì phần mềm sẽ tự động ghi nhận nhân viên đó đi làm muộn 13 phút. Vậy tổng số công trong ngày của nhân viên đó sẽ là 0,97 công.

Phần mềm tự động tính toán ngày công dựa trên số thời gian làm việc thực tế của nhân viênPhần mềm tự động tính toán ngày công dựa trên số thời gian làm việc thực tế của nhân viên
Tự động cập nhật bảng công realtime ngay sau khi chấm công thành công
Phần mềm sẽ tự động cập nhật bảng công theo thời gian thực ngay sau khi nhân viên thực hiện chấm công thành công. Theo đó, mọi dữ liệu công đều là trực tuyến, chính xác 100% và minh bạch, được quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm bằng công nghệ điện toán đám mây.

Ngoài nhà quản lý thì nhân viên cũng chủ động theo dõi được bảng công của mình ngay trên app điện thoại.

Một ưu điểm khác là phần mềm cũng tự động trừ công, trừ quỹ phép ngay sau khi hệ thống đơn thư điện tử được duyệt và cập nhật thành bảng công hoàn chỉnh của mỗi nhân viên.

Một trong những tính năng không thể không kể đến của phần mềm chấm công Face ID so với chấm công vân tay là phần mềm cho phép cán bộ duyệt và điều chỉnh bảng công nhanh sau đó phần mềm tự động tổng hợp lại bảng công chuẩn trước khi xuất Fife Excel.

Dữ liệu công được tự động cập nhật từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử. Dữ liệu công được tự động cập nhật từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử.
Liên kết bảng công với phần mềm tính lương trực tuyến
Điểm khác biệt so với máy chấm công vân tay là phần mềm chấm công Face ID cho phép liên kết bảng công với phần mềm tính lương trực tuyến FTSHRM Payroll và một số các phần mềm khác như FTS HRM, FTS KPI trên cùng một nền tảng. Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến của FTSHRM. Theo đó, việc đồng bộ dữ liệu vào phiếu lương sẽ trở nên chính xác, việc tính lương cũng diễn ra nhanh chóng dựa trên các công thức được cấu hình sẵn cho từng vị trí.

Liên kết với các phần mềm khác để đồng bộ dữ liệu. Liên kết với các phần mềm khác để đồng bộ dữ liệu
Phiếu lương chính xác và đầy đủ. Phiếu lương chính xác và đầy đủ

Xu hướng quản lý nhân sự bằng phần mềm chấm công Face ID: Lợi ích cụ thể

Ứng dụng nhiều công nghệ mới như điện toán đám mây (Icloud), công nghệ sinh trắc học, công nghệ nhận diện khuôn mặt (Face ID) và bản đồ số (GPS)… phần mềm chấm công Face ID bằng di động sẽ là xu hướng quản lý nhân sự hiệu quả, phù hợp nhất thời 4.0.

Chấm công Face ID bằng di động đang là xu hướng mới thời công nghệChấm công Face ID bằng di động đang là xu hướng mới thời công nghệ
Với nhiều ưu điểm vượt trội như: quản lý thời gian làm việc hiệu quả, tự động hóa dữ liệu công đầy đủ – chính xác từ hoạt động chấm công, đơn thư, quản lý và lưu trữ dữ liệu công tập trung trực tuyến trên hệ thống phần mềm… Đặc biệt là giải quyết và khắc phục triệt để những bất cập của hình thức chấm công vân tay. Chính vì thế, phần mềm chấm công Face ID bằng di động đang dần trở thành xu hướng quản lý nhân sự thay thế máy chấm công vân tay.

Chấm công Face ID thực sự mang lại nhiều giá trị lợi ích cho doanh nghiệp trong quản lý nhân sự, đặc biệt là quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Một số lợi ích dưới góc nhìn của ban lãnh đạo và doanh nghiệp.

Lợi ích cho doanh nghiệp

Triệt tiêu 100% tình trạng chấm công hộ: Nếu sử dụng máy chấm công vân tay thì nhân viên vẫn có thể qua mặt bằng việc tạo dấu vân tay giả. Nhưng, với FTSHRM Timesheet – phần mềm chấm công Face ID bằng di động, doanh nghiệp sẽ triệt tiêu 100% tình trạng chấm công hộ của nhân viên. Bởi phần mềm ứng dụng công nghệ sinh trắc học khuôn mặt để thực hiện chấm công.

Hơn thế, công nghệ xử lý hình ảnh chấm công sẽ không cho phép nhân viên chấm công khi cơ sở dữ liệu hình ảnh chấm công không trùng khớp với hình ảnh nhận diện có trên hệ thống. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo – AI trong công tác hậu kiểm hình ảnh chấm công, phần mềm chấm công Face ID cũng giúp doanh nghiệp cũng phát hiện nhanh những hình ảnh chấm công sai.

Phần mềm sẽ cảnh báo và không ghi nhận công đối với những trường hợp hình ảnh chấm công không đúng với hình ảnh nhận diện trên hẹ thống phần mềm. Phần mềm sẽ cảnh báo và không ghi nhận công đối với những trường hợp hình ảnh chấm công không đúng với hình ảnh nhận diện trên hẹ thống phần mềm
Xóa bỏ 100% tình trạng sai sót dữ liệu công: Phần mềm tự động hóa cập nhật dữ liệu công từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử thành bảng công chuẩn tính lương và được lưu trữ, quản lý tập trung, trực tuyến trên hệ thống phần mềm thay vì tổng hợp tay dễ xảy ra sai sót khi sử dụng các hình thức chấm công khác.

Dữ liệu công chính xác bởi được tự động cập nhật từ hoạt động chấm công, đơn điện tử. Dữ liệu công chính xác bởi được tự động cập nhật từ hoạt động chấm công, đơn điện tử.
Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên: Phần mềm giúp phòng kế toán giảm thiểu 100% thời gian tổng hợp dữ liệu công, phân loại và tra cứu hệ thống đơn thư. Từ đó, cải thiện đáng kể năng suất làm việc của nhân viên.

Tiết kiệm chi phí doanh nghiệp: Được tích hợp hệ thống đơn thư điện tử (biểu mẫu điện tử e-form), doanh nghiệp sẽ nói tạm biệt những khoản chi phí mua giấy, đổ mực, mua và bảo hành máy in, chi phí chuyển phát nhanh… Đi kèm với việc tiết kiệm chi phí mua giấy là việc giảm thiểu lượng chất thải giấy đáng kể được tạo ra từ văn phòng.

Tiết kiệm nhiều chi phí trong doanh nghiệp

Lợi ích cho nhà quản lý

Xu hướng quản lý nhân sự bằng phần mềm chấm công Face ID, giúp ban lãnh đạo chủ động nắm bắt nhanh tình hình quân số nhân viên đi làm, vắng mặt… trong ngày, tại các địa điểm làm việc thông qua smartphone mọi lúc mọi nơi.

Nắm bắt nhanh tình hình quân số nhân sự đi làm, đi muộn, về sớm và địa điểm làm việc của nhân viênNắm bắt nhanh tình hình quân số nhân sự đi làm, đi muộn, về sớm và địa điểm làm việc của nhân viên
Theo dõi chính xác việc nhân viên tuân thủ đúng quy định về thời gian, địa điểm làm việc của công ty kể cả khi không có mặt tại văn phòng. Biết được chi tiết nhân viên nào đi muộn, về sớm bao nhiêu phút… Hôm nay làm việc tại những địa điểm nào thông qua bản đồ số GPS. Từ đó ban lãnh đạo sẽ đưa ra những chính sách thưởng, phạt cho nhân viên một cách công minh nhất.

Mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự, phần mềm chấm công Face ID bằng di động đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn và dần trở thành xu hướng quản lý nhân sự thay thế máy chấm công vân tay.