Mẫu quy định về chấm công mới nhất cho doanh nghiệp

Đối với người quản lý chấm công, việc nắm rõ các nguyên tắc cũng như xây dựng quy định về chấm công là điều rất quan trọng. Nó giúp cho quy trình chấm công được diễn ra rõ ràng và hiệu quả hơn. Trong bài viết dưới đây, FTSHRM xin chia sẻ với anh chị HR các kiến thức căn bản. Cũng như gửi tặng anh chị tài liệu về mẫu nội quy chấm công của một số doanh nghiệp hiện nay. 

Xây dựng quy định về chấm công

Tạo sự minh bạch, rõ ràng trong chấm công 

Lý do đầu tiên và quan trọng nhất của việc xây dựng quy định về chấm công. Đó là nó giúp đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong quy trình chấm công của doanh nghiệp.

Quy định chấm công cần được công bố công khai đến toàn thể nhân viên. Giúp mọi người hiểu đúng và thực hiện đúng.

Nếu như không có văn bản quy định chấm công. Mỗi nhân viên sẽ thực hiện chấm công theo một kiểu, không có tính hệ thống và thống nhất. Điều này sẽ gây rắc rối rất lớn cho HR trong quá trình tổng hợp, ghi nhận và xác nhận công hàng tháng.

Đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của NLĐ

Để người lao động có thể tập trung và yên tâm làm việc một cách tốt nhất. Thì doanh nghiệp cần đảm bảo được quyền lợi của họ ngay từ những hoạt động cụ thể và gần gũi nhất. Đó là chấm công và tính lương.

Nội quy chấm công giúp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của NLĐ.

Quy định về chấm công rõ ràng giúp người lao động biết được họ phải thực hiện chấm công như thế nào cho đúng. Tránh tình trạng chấm công sai. Dẫn đến không được ghi nhận công, gây thiệt thòi cho người lao động.

Song song với việc được đảm bảo quyền lợi. Người lao động cũng có thể chủ động tuân thủ đúng theo các quy định. Thực hiện đúng trách nhiệm của mình đối với doanh nghiệp.

Chính điều này sẽ giúp cho bộ phận HR có thể tiết kiệm được thời gian cũng như công sức trong nghiệp vụ chấm công.

Làm căn cứ chính xác để tính lương

Bảng chấm công là một trong những căn cứ quan trọng nhất để xác định dữ liệu tính lương cho doanh nghiệp. Bảng chấm công không chính xác thì đương nhiên tiền lương tính cho người lao động cũng bị sai lệch theo.

Quy định về chấm công giúp cho HR có căn cứ chính xác nhất để triển khai hoạt động tính lương. Trong trường hợp xảy ra các khiếu nại. HR có thể nhanh chóng đối chiếu bảng chấm công thực tế với các quy định về chấm công. Để xác định được vấn đề và giải quyết kịp thời.

Nguyên tắc trong quản lý chấm công

Đối với người quản lý chấm công. Để đảm bảo quy trình này được diễn ra hiệu quả. Cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau đây:

Nguyên tắc 1: Đơn giản hóa quy trình chấm công

Công việc chính của người lao động tại doanh nghiệp đó là thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của mình. Hoạt động chấm công chỉ là một trong các hoạt động bên lề. Nên cần được thực hiện một cách tinh giản và thuận lợi nhất đối với người lao động.

Nếu phải thực hiện quy trình chấm công dài dòng, phức tạp. Sẽ rất khó để người lao động có thể yên tâm tập trung vào hoàn thành công việc chuyên môn của mình.

Dù doanh nghiệp có đang sử dụng phần mềm chấm công chuyên nghiệp hay vẫn sử dụng chấm công thủ công bằng excel. Thì đều cần phải đơn giản hóa quy trình này.

Nguyên tắc 2: Hệ thống và liên kết mọi dữ liệu chấm công

Mọi dữ liệu chấm công của toàn thể doanh nghiệp cần được hệ thống và liên kết với nhau. Thể hiện minh bạch trên một bảng điều khiến hoặc file báo cáo chung.

Thông thường, người quản lý chấm công sẽ xây dựng một File chấm công tổng, chia sẻ đến toàn bộ người lao động. Hàng ngày, hàng tháng, người lao động có truy cập vào file đó để theo dõi chấm công của mình. Cũng như tình hình chấm công của toàn doanh nghiệp.

Với các hình thức chấm công khác nhau, thì có thể có các dữ liệu chấm công riêng. Điều quan trọng là người quản lý phải hệ thống và liên kết tất cả các dữ liệu với nhau. Để đảm bảo tổng hợp công một cách chính xác nhất, tránh sự nhầm lẫn và thiếu sót.

Dữ liệu chấm công cần được liên kết và tổng hợp trên một file duy nhất.

Nguyên tắc 3: Kịp thời phát hiện và giải quyết khiếu nại chấm công

Chấm công, tính lương là các nghiệp vụ diễn ra hàng ngày, hàng tháng. Dữ liệu về chấm công ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương, đến quyền lợi của người lao động. Chính vì thế, người quản lý phải chịu trách nhiệm về việc rà soát, kiểm soát, đối chiếu chấm công thường xuyên.

Khi phát hiện bất cứ sai sót nào, hoặc nhận được khiếu nại từ phía người lao động. Thì các vấn đề cần được xử lý nhanh chóng và kịp thời. Tránh làm ảnh hưởng và trì hoãn đến thời gian nhận lương của nhân viên.

2 phương pháp làm quy định chấm công tính lương đúng pháp luật

Lựa chọn phương pháp nào là tuỳ theo mỗi công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên khi mà chi phí dành cho quỹ lương là không khác biệt lắm giữa hai phương pháp dưới đây. Thì tính ổn định, rõ ràng trong thu nhập sẽ làm tăng mức độ hài lòng của công nhân viên. Đồng thời, có thể góp phần tăng năng suất lao động tốt cho doanh nghiệp.

Phương pháp 1: Quy định chấm công căn cứ theo ngày làm việc thực tế trong tháng

Hằng tháng, tùy theo tháng dương lịch và ngày nghỉ hằng tuần. Mà doanh nghiệp tính được ngày công chuẩn trong tháng.

Chẳng hạn: Doanh nghiệp quy định ngày nghỉ hằng tuần là Chiều thứ bảy và Ngày Chủ nhật. Thì kỳ lương được tính từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc của tháng lương đó.

Lương cuả nhân viên được tính như sau: (Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có)*Ngày công làm việc trong tháng/Ngày công chuẩn.

Với quy định về chấm công tính lương như thế này thì:

Lương cuả nhân viên sẽ biến động tùy theo từng tháng làm việc do ngày công chuẩn thay đổi. Nếu giả sử trong mỗi tháng họ đều có nghỉ một ngày không hưởng lương.

Khi nghỉ không hưởng lương, người lao động cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào. Để làm sao thu nhập của họ ít ảnh hưởng nhất. Điều này, có thể ảnh hưởng tới tình hình sản xuất cuả doanh nghiệp. Khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có ngày công chuẩn lớn nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ.

Phương pháp 2: Quy định chấm công cố định ngày công chuẩn cho các tháng tính lương

Hằng tháng khi tính lương, doanh nghiệp sẽ không quan tâm tới tháng dương lịch có bao nhiêu ngày. Và cố định ngày công chuẩn là một giá trị bất biến.

Ví dụ: Ngày công chuẩn trong tháng quy định chấm công tính lương thông thường hiện nay các Doanh nghiệp chọn là 24 công

Lương của nhân viên được tính như sau: (Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có) – [(Lương + Các khoản phụ cấp khác nếu có)*Ngày nghỉ không hưởng lương/Ngày công chuẩn]

Với quy định về chấm công tính lương như thế này thì:

Lương của nhân viên sẽ không biến động trong mọi tháng khi có số ngày nghỉ bằng nhau. Nếu lương hưởng theo quy định không thay đổi. Xét về mặt tổng quỹ lương doanh nghiệp phải chi thì cả hai phương pháp này đều bù trừ qua lại và dẫn tới kết quả như nhau.

Tuy nhiên chúng ta đều thấy: người lao động không hề boăn khoăn vì mức thu nhập của mình trong mỗi tháng. Bởi số tiền trừ cho mỗi ngày công không lương là cố định. Nghỉ bao nhiêu ngày thi họ bị trừ bấy nhiêu tiền. Trong trường hợp không có biến động về lương. Và ngươc lại tháng nào đi làm đủ ngày theo quy định thì hưởng đủ mức tiền lương.

Những điểm cần lưu ý trong quy định về chấm công

Quy định về chấm công trong mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, tùy thuộc vào đặc thù văn hóa và mục đích của người quản lý, lãnh đạo.

Tuy nhiên, khi xây dựng nội quy về chấm công, anh chị cần có đầy đủ những nội dung quan trọng như:

• Quy định rõ ràng về giờ giấc, cách thức chấm công
• Xử lý đối với trường hợp quên chấm công, lỗi chấm công
• Quy định về trường hợp đi sớm, về muộn
• Quy định chấm công với các trường hợp đi công tác, làm việc online
• Quy định xử phạt đối với  các trường hợp vi phạm

Ngoài ra, cần lưu ý rằng quy định về chấm công vẫn phải tuân thủ quy định về luật lao động, cũng như hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Quy định về chấm công khi ban hành phải được sự chấp thuận cả từ phía lãnh đạo và phía người lao động. Chính vì thế, lời khuyên cho các anh chị HR khi xây dựng quy định chấm công, đó chính là hãy trao đổi với ban lãnh đạo, cũng như có thể thực hiện khảo sát để lắng nghe ý kiến nhân viên.