Lựa chọn máy chấm công phù hợp với quy mô doanh nghiệp

1. Lý do nên sử dụng máy chấm công?

Bằng sự tiện ích và ưu việt của mình, máy chấm công được rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng rộng rãi để hỗ trợ vào quá trình hoạt động. Vậy tại sao doanh nghiệp lại tin tưởng sử dụng dòng máy này như vậy? Hiện nay có những loại nào? Các yếu tố để chọn máy phù hợp. 

2. Các loại máy chấm công hiện nay.

Mỗi loại thiết bị chấm công sẽ có ưu thế, hạn chế riêng nên bạn nên căn cứ vào nhu cầu sử dụng của bản thân để chọn được sản phẩm phù hợp nhất.

– Máy chấm công thẻ giấy: phù hợp dùng ở công ty, doanh nghiệp chia thành nhiều ca làm việc, không quá đông nhân viên, vẫn làm việc được với máy móc nên không tiện dùng phương pháp chấm công sinh trắc học.

– Máy chấm công thẻ từ, thẻ cảm ứng: dùng cho doanh nghiệp nhà máy có quy mô hàng nghìn nhân viên, công viên liên quan đến máy móc, kết hợp chức năng kiểm soát cửa để tăng cường tính bảo an.

– Máy chấm công vân tay, khuôn mặt: dùng cho các văn phòng đòi hỏi tính bảo mật cao, không quá đông nhân viên và có thể dùng loại tích hợp thêm chức năng kiểm soát cửa ra vào.

– Máy chấm công điện tử: bạn cần lưu ý đến quy mô nhân viên để chọn máy có dung lượng bộ nhớ phù hợp cũng như chọn một số tính năng kèm theo để tối giản chi phí.

3. Các yếu tố để chọn máy chấm công phù hợp

3.1 Tốc độ xử lý

Nếu công ty của bạn có nhiều nhân viên vào mỗi buổi sáng, hãy xem xét bộ hẹn giờ có bộ xử lý (CPU) mạnh mẽ để kiểm tra chấm công nhanh chóng. Trên thực tế, bộ đếm thời gian có khả năng xử lý 1 giây / lần hiện diện, hỗ trợ quá trình rõ ràng nhanh hơn một chiếc máy chỉ mất vài giây để hoàn thành một cuộc gọi tên.

3.2 Dung lượng lưu trữ

Máy chấm công chỉ có thể lưu trữ số lượng thông tin trong phạm vi giới hạn. Khi bộ nhớ đầy, máy sẽ tự động xóa dữ liệu mà nó chứa. Bạn càng có nhiều nhân viên trong công ty, bạn càng cần nhiều bộ nhớ hơn.

Ví dụ:

Nếu công ty của bạn có 100 nhân viên, mỗi nhân viên chấm công 2 lần một ngày, tổng cộng 200 người tham dự mỗi ngày. Nếu bạn mua máy có dung lượng lưu trữ cho khoảng 10.000 lượt, dữ liệu chấm công sẽ chỉ được lưu trữ trên thiết bị từ 30 ngày trở lên (1 tháng trở lên). Máy chỉ có thể lưu trữ một số lượng dấu thời gian giới hạn. Khi bộ nhớ đầy, Máy sẽ tự động xóa dữ liệu mà nó chứa. Vì vậy khi bạn càng có nhiều nhân viên trong công ty, bạn càng cần nhiều bộ nhớ hơn.

– Đối với công ty số lượng nhân viên dưới 100, làm việc không liên quan tới dầu mỡ; bào mòm vân tay; bạn có thể lựa chọn những model cỡ trung như RonalJack X628C+ID; Ronald Jack RJ550A; Ronald Jack X938C; Ronald Jack DG-600ID( thẻ từ );… (Có cấu hình chung là 3000 dấu vân tay; 100.000 lần chấm công; sử dụng dây mạng LAN; hoặc internet để tải dữ liệu).

– Đối với doanh nghiệp dưới 20 nhân viên; chấm công văn phòng; mong muốn những tính năng cơ bản có thể dụng model Ronald Jack RJ550A.

– Doanh nghiệp có từ trên 100 đến 500 nhân viên: nên sử dụng từ 2 máy X628-ID; 4000TID-C; Ronal Jack 3000TID-C;…

– Đối với doanh nghiệp có từ trên 500 đến khoảng 10.000 nhân viên; bạn có thể phải sử dụng khoảng từ 3 đến 10 máy có dung lượng lớn như Iclock 260; WSE-9039;… (Có cấu hình 10.000 dấu vân tay; 200.000 lần chấm công).

Các doanh nghiệp làm việc tại các nơi không có máy tính; không có mạng; hoặc các công ty làm việc liên quan tới dầu mỡ; bào mòn vân tay; hoặc đặc thù công việc thì có thể sử dụng thẻ giấy. Nếu có máy tính thì có thể sử dụng thẻ từ cảm ứng.

3.3 Công ty bạn có chi nhánh không

Công ty của bạn muốn giám sát tập trung nhân viên ở nhiều chi nhánh (nhiều địa điểm)? Lựa chọn máy chấm công có hỗ trợ cổng giao tiếp TCP / IP để dữ liệu chấm công được đồng bộ với máy chủ đám mây theo thời gian thực. Máy chủ lưu trữ dữ liệu có thể được triển khai trong công ty hoặc thuê từ các nhà cung cấp để truy cập / xuất dữ liệu qua Internet (trực tuyến).

3.4 Giá các loại máy chấm công

Giá của máy chấm công hiện nay rất khác nhau, tùy thuộc vào thương hiệu, loại, mô hình,… Chi phí chấm công rẻ hơn 2 triệu đồng và có thể lên đến 10 triệu đồng tùy thuộc vào chức năng và thời gian của máy. Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ lưỡng tần suất và mục đích sử dụng để chọn được sản phẩm ưng ý với giá tốt nhất.

Với quy mô doanh nghiệp lớn hơn, bạn có thể chọn những máy tích hợp nhiều tính năng đặc biệt như: Chấm công chia theo full time; Part time; theo ngày; theo giờ…? Bạn cũng có thể chọn các loại máy tích hợp kiểm soát ra vào để thay cho các loại khóa điện tử. Điều này giúp các bạn giảm bớt được khá nhiều chi phí đầu tư đấy.

Do đó, thiết bị máy chấm công là 1 hệ thống mà được cài đặt và vận hành trên nền của máy tính, xử lý và hỗ trợ công việc cho cán bộ quản lý nhân sự một cách hiệu quả, đơn giản, dễ dàng tính nhân công hơn các công cụ truyền thống trước đây.

Máy chính hãng, chi phí mày rẻ luôn được doanh nghiệp quan tâm tìm kiếm. Cửa hàng máy chấm công FTSHRM luôn mang đến những chiếc máy chất lượng, mẫu mã đa dạng cho doanh nghiệp lựa chọn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bộ giải pháp phần mềm quản lý nhân sự FTSHRM. Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý lương, Thuế TNCN, bảo hiểm,… TẠI ĐÂY