Quản lý chấm công: Quy trình hiệu quả cùng FTSVN

Chấm công là một việc làm quen thuộc trong hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Tuy nhiên, công tác quản lý chấm công và ngày nghỉ yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng quy trình đánh giá chuyên cần hiệu quả và có một giải pháp toàn diện để dễ dàng xử lý và lưu trữ thông tin về thời gian làm việc của nhân viên. Đặc biệt trong bối cảnh thời đại số hóa hiện nay, việc áp dụng phần mềm chấm công online vào quản lý nhân sự trong doanh nghiệp càng trở nên thiết thực hơn bao giờ hết. Cùng tìm hiểu về giải pháp quản lý chấm công và ngày nghỉ với ứng dụng FTSVN trong bài viết sau đây.

Quản lý chấm công nhân viên là gì?

Quản lý chấm công là một nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu trong công tác quản trị nhân sự tại mỗi doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, chấm công là hình thức khai báo của nhân viên với người quản lý về sự hiện diện hằng ngày tại nơi làm việc từ thời gian bắt đầu vào làm đến lúc tan sở. Do đó, quản lý chấm công và ngày nghỉ là công việc của người quản lý nhân sự nhằm lưu trữ thông tin về số ngày công thực tế và thống kê lịch nghỉ cho từng nhân viên như nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ không lương…

Quy trình quản lý chấm công

Để quản lý chấm công nhân viên đầy đủ và hiệu quả, người quản lý cần thực hiện các nghiệp vụ sau đây:

• Cập nhật, lưu trữ chính xác, đầy đủ thông tin chấm công hằng ngày trên hệ thống chấm công của công ty (ghi chép sổ sách, nhập trên phần mềm).
• Tiếp nhận (phê duyệt hoặc từ chối) yêu cầu đến muộn hoặc nghỉ phép.
• Ghi nhận thời gian làm việc bù hoặc tăng ca của nhân viên trên hệ thống.
• Tổng kết số ngày công thực tế hàng tuần hoặc cuối tháng.
• Xử lý khiếu nại của nhân viên về quản lý chấm công và ngày nghỉ.

Quy trình quản lý chấm công

Bất cứ một quy trình quản lý nào đều cần có một bộ nguyên tắc nhằm đảm bảo công việc được diễn ra trôi chảy. Việc quản lý chấm công cũng không ngoại lệ. Để quản lý chấm công và ngày nghỉ một cách hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần đề ra những nội quy cơ bản như sau:

• Quy định về thời điểm chấm công mỗi ngày.
• Quy định về chấm công bù khi quên chấm công/không chấm công được.
• Quy định về chấm công đến muộn và về sớm.
• Quy định về thời gian khai báo, xin đến muộn hoặc nghỉ phép.
• Quy định thưởng, phạt về chuyên cần.

Như vậy, các quy tắc chấm công chính xác, rõ ràng không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và tính kỷ luật của tổ chức mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả nhân viên và phía doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý chấm công hiệu quả?

Vì sao phải quản lý chấm công?

Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Việc quản lý chấm công và ngày nghỉ là cơ sở để các quản lý phòng ban và lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thời gian làm việc của mỗi cá nhân. Từ đó, người quản lý dễ dàng đưa ra đánh giá về hiệu suất thực thi công việc cũng như ý thức tuân thủ các quy định, nội quy doanh nghiệp của nhân viên. Đây cũng chính là một nhân tố quan trọng trong quy trình tính lương hàng tháng và áp dụng các chính sách thưởng, phạt nhân viên trong doanh nghiệp.

Đối với nhân viên

Khi doanh nghiệp có một giải pháp chấm công hiệu quả, phía nhân viên cũng sẽ nhận được rất nhiều lợi ích. Một mặt, các nhân viên sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp lịch biểu và công việc với cá nhân cũng như phòng ban liên quan. Mặt khác, mỗi cá nhân sẽ có ý thức chuyên cần hơn trong công việc và trách nhiệm hơn với tập thể.

So sánh các giải pháp quản lý chấm công phổ biến

Chấm công bằng thẻ từ

Khi chấm công bằng phương pháp thẻ từ, nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào sẽ được lưu lại trong máy. Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ cần trang bị máy chấm công chuyên dụng. Kèm theo đó, mã số và các thông tin cần thiết của người lao động sẽ được lưu trữ trong thẻ từ.

• Ưu điểm: Chấm công nhanh; Dễ bảo quản hơn thẻ giấy; Tích hợp cùng phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng; Ít sai sót.
• Nhược điểm: Phát sinh chi phí in thẻ từ; Bất tiện trong trường hợp quên hoặc mất thẻ; Gian lận, chấm công hộ.

Chấm công bằng vân tay

Hình thức này cũng yêu cầu doanh nghiệp đầu tư máy chấm công điện tử. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay và công nghệ xử lý hình ảnh, máy sẽ ghi nhận chấm công bằng cách xác định danh tính của nhân viên thông qua dấu vân tay.

• Ưu điểm: Hạn chế gian lận, chấm công hộ; Tích hợp cùng phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng; Không phát sinh thêm chi phí in thẻ.
• Nhược điểm: Quá trình chấm công dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên ngoài (tay quá ướt, lạnh, v.v.); Hao mòn cảm biến dẫn đến không lấy được vân tay.

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Được tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt, máy chấm công sẽ dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để tự động so sánh và nhận dạng nhân viên công ty thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước.

• Ưu điểm: Hạn chế gian lận, chấm công hộ; Tích hợp cùng phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng; Không phát sinh thêm chi phí in thẻ.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao; Các yếu tố gây nhiễu trong quá trình nhận diện khuôn mặt; Tốc độ xử lý chậm hơn các hình thức thẻ giấy, thẻ từ, vân tay.

Chấm công bằng mống mắt

Công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition) là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng một cá nhân dựa trên cấu trúc độc nhất của mống mắt, ngay cả khi cá nhân được nhận dạng đang đeo kính hay sử dụng kính áp tròng.

• Ưu điểm: Hiện đại, độ chính xác tuyệt đối; Tốc độ xử lý nhanh chóng; Độ bảo mật cao.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu quá cao so với các hình thức khác.