Bí quyết triển khai nghiệp vụ chấm công hiệu quả FTSHRM

1. Các mô hình nghiệp vụ chấm công

Nghiệp vụ chấm công tại đa phần các doanh nghiệp là tương tự nhau. Chỉ có nghiệp vụ phân ca là khác biệt, tùy theo loại hình doanh nghiệp hoặc lĩnh vực hoạt động. Nhân viên vẫn ghi giờ ra vào bình thường qua thiết bị chấm công hoặc điện thoại, tuy nhiên HR cần thiết lập đầy đủ ca làm trên máy chấm công hoặc phần mềm từ trước đó.

a. Mô hình chấm công theo ca hành chính

Mô hình chấm công theo ca hành chính được áp dụng phổ biến với thời gian làm việc theo ca cố định. Hầu hết khối văn phòng của các công ty thuộc mọi lĩnh vực đều áp dụng chấm công theo ca hành chính, thường làm việc trong 8 giờ. Mô hình này giúp quản lý thời gian làm việc một cách hiệu quả và thuận tiện.

b. Mô hình chấm công theo ca kíp luân phiên

Mô hình chấm công theo ca kíp luân phiên là một phương pháp chấm công linh hoạt được sử dụng trong các doanh nghiệp yêu cầu quy trình làm việc liên tục và không ngừng. Nhân viên sẽ được phân vào các ca làm việc khác nhau theo lịch trình được xác định sẵn. Quá trình chấm công sẽ căn cứ vào lịch trình ca làm việc để tính toán số giờ làm việc và lương tương ứng.

Mô hình chấm công theo ca kíp phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, công ty cung ứng các dịch vụ vào cả cuối tuần, ngoài giờ hành chính như nhà hàng, rạp chiếu phim, tổ chức sự kiện.

2. Thực trạng chấm công tại các doanh nghiệp 

a. Các hình thức chấm công phổ biến

Ghi nhận thủ công

Đây là phương pháp chấm công sử dụng sổ sách hoặc file Excel để ghi lại giờ ra vào của nhân viên. Hiện nay, ghi nhận thủ công được xem như là một hình thức đã lỗi thời, tuy nhiên vẫn được áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

• Ưu điểm: Chi phí thấp.
• Hạn chế: tốn thời gian, tính chính xác thấp, khó theo dõi và lưu trữ.

Chấm công bằng vân tay

Hình thức này yêu cầu doanh nghiệp đầu tư máy chấm công điện tử. Bằng cách áp dụng công nghệ sinh trắc học vân tay và công nghệ xử lý hình ảnh, máy sẽ tiến hành ghi nhận chấm công bằng cách xác định danh tính của nhân viên thông qua dấu vân tay.

• Ưu điểm: Giảm thiểu khả năng gian lận và chấm công hộ, tích hợp dễ dàng với phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng, không cần chi phí in thẻ bổ sung.
• Hạn chế: Quá trình chấm công có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như tay quá ướt, lạnh, mờ vân tay. Cảm biến dấu vân tay có thể bị mòn dẫn đến không thể đọc được vân tay.

Chấm công bằng thẻ từ

Khi sử dụng phương pháp chấm công bằng thẻ từ, nhân viên chỉ cần chạm thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin về thời gian ra vào sẽ được ghi lại trong máy. Để triển khai hình thức này, doanh nghiệp sẽ cần được trang bị máy chấm công đặc biệt. Đồng thời, mã số và các thông tin liên quan của người lao động sẽ được lưu trữ trong thẻ từ.

• Ưu điểm: Chấm công nhanh chóng, dễ bảo quản, tích hợp dễ dàng với phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng, giảm thiểu sai sót.
• Hạn chế: Cần phải in thẻ từ gây phát sinh chi phí, có khả năng gặp khó khăn khi chấm công nếu quên hoặc mất thẻ, có thể xảy ra gian lận và chấm công hộ.

Chấm công bằng khuôn mặt

Với việc tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt, máy chấm công sẽ sử dụng các đặc điểm trên khuôn mặt để tự động so sánh và nhận dạng dựa trên cơ sở dữ liệu đã được lưu trữ trước đó.

• Ưu điểm: Giảm thiểu khả năng gian lận và chấm công hộ, tích hợp dễ dàng với phần mềm và trích xuất thông tin nhanh chóng, không phát sinh chi phí in thẻ thêm.
• Hạn chế: Cần đầu tư thêm máy tính bảng có công nghệ nhận diện khuôn mặt

Chấm công bằng GPS

Chấm công GPS xác nhận vị trí của nhân viên, nếu đúng trong bán kính văn phòng hoặc đúng nơi mà công ty cho phép thì sẽ được ghi nhận giờ làm.

• Ưu điểm: Linh hoạt, phù hợp với công ty có nhân viên thường phải đi gặp đối tác hoặc làm việc ở khu vực khác.
• Hạn chế: Nhân viên cần mang theo thiết bị di động, phải có mạng và bật tính năng GPS đúng lúc. Các công ty nhiều lao động phổ thông không áp dụng được.

Chấm công bằng QR Code

Nhân viên mở máy ảnh trên thiết bị di động, sau đó quét QR Code mà công ty đã thiết lập sẵn. Giờ làm việc sẽ được tự động ghi nhận trên phần mềm.

• Ưu điểm: Hiện đại, nhanh chóng, không cần thiết bị chấm công, chỉ cần công cụ hỗ trợ chấm công có tính năng xuất mã QR và lưu trữ dữ liệu chấm công.
• Hạn chế: Tính chính xác chưa bằng hình thức sinh trắc học.

Chấm công bằng wifi

Khi máy tính hoặc thiết bị di động của nhân viên kết nối với mạng wifi của công ty, giờ làm việc sẽ được tự động ghi nhận.

• Ưu điểm: Hiện đại, nhanh chóng, không cần thiết bị chấm công, chỉ cần công cụ hỗ trợ chấm công có tính năng chấm công wifi và kết nối với mạng công ty.
• Hạn chế: Có thể gặp trục trặc khi mạng chậm, mất mạng, có thể xảy ra tình trạng nhân viên chấm công hộ cho người khác.

b. Những khó khăn về chấm công trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, những khó khăn liên quan đến việc chấm công bao gồm:

Tổng hợp dữ liệu còn thủ công, dễ sai sót: Việc tổng hợp dữ liệu thường được thực hiện thủ công vào các bảng tính Excel tại các công ty vừa và nhỏ, dẫn đến nguy cơ sai sót cao. Ngay cả khi giờ ra vào được máy xuất ra, các lỗi nhập liệu vẫn có thể tồn tại, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của công.

• Chia ca làm phức tạp: Trong các doanh nghiệp có lịch trình làm việc phức tạp, việc chia ca cho nhân viên trở nên khó khăn, tốn thời gian cho quản lý. Điều này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự công bằng và hợp lý trong phân công công việc.
• Khó quản lý đơn từ liên quan: Đơn xin nghỉ, đơn đi công tác, đơn đề nghị làm thêm giờ đòi hỏi sự theo dõi và xử lý tốt để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc tính công của nhân viên. Làm đơn giấy khó lưu trữ và dễ thất lạc.
• Làm báo cáo công mất thời gian: Phải tổng hợp thông tin từ các nguồn khác nhau, tính toán số giờ làm việc, xử lý các trường hợp đặc biệt và tạo ra báo cáo cuối cùng. Việc chuyển bảng công sang cho kế toán tính lương cũng dễ thiếu sót. Điều này gây áp lực cho nhân viên HR, có thể dẫn đến trả lương chậm trễ cho nhân viên.
• Không quản lý được toàn bộ các nghiệp vụ: Điều này có thể dẫn đến việc thiếu thông tin, mất trật tự và khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc và lương bổng của nhân viên.

Doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm chấm công tự động nhé, hệ thống quản lý nhân sự tích hợp để tối ưu quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho việc quản lý nhân sự.

FTSHRM Chấm Công đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ chấm công trong doanh nghiệp và giải quyết các khó khăn thường gặp của bộ phận nhân sự. Ưu điểm của phần mềm là tự động hóa và có tính kết nối cao.

✅ Khai báo, kết nối máy chấm công dễ dàng

✅ Đáp ứng các hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay: vân tay, thẻ, khuôn mặt, GPS, QR Code, wifi.

✅ Phân ca làm việc một cách khoa học, tự động chia ca

✅ Tự động tổng hợp công cho mỗi cá nhân và cho toàn doanh nghiệp

✅ Quản lý, nộp đơn, phê duyệt đơn trên hệ thống

✅ Kết nối với phần mềm tính lương, khớp dữ liệu chuẩn, hạn chế sai sót

✅ Xuất báo cáo dạng số liệu, biểu đồ theo nhiều tiêu chí